ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая инструкция (далее именуется «Инструкция») разработана для установления единого порядка составления документов и Компании работы с ними в Компании «ГазТрансНефть» (далее – Компания) и ее филиалах и обязательна для исполнения всеми сотрудниками Компании.
1.2. В филиалах Компании делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции.
При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архивов в Компаниях и для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Компании.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Компании, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в отделах Компании возлагается на руководителей структурных подразделений.
1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным руководителем соответствующего структурного подразделения.
Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т.п. информации, содержащейся в служебных документах, допускается только с разрешения руководства Компании.
II. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ И ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ.
2.1. Прием документов.
2.1.1. Вся поступающая в Компанию корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии.
2.1.2. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).
2.1.3. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
2.1.4. При вскрытии конвертов работники Канцелярии проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т.д. необходимо сообщить об этом отправителю.
2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.
2.2. Порядок регистрации входящих документов.
2.2.1. Все документы, адресованные руководству Компании, подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в Канцелярии (Приложение N1).
2.2.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.
Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров (Приложение N2).
На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
2.2.3. При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в Канцелярии Компании.
2.3. Порядок прохождения документов.
2.3.1. Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются руководителям структурных подразделений и отделов Компании в соответствии с затронутыми в документах вопросами.
2.3.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.
2.3.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.
Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.
2.3.4. Документы, поступившие из Канцелярии в структурные подразделения, вторично не регистрируются.
2.3.5. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Компании в другое только через Канцелярию.
2.4. Порядок регистрации и отправления исходящих документов.
2.4.1. Подписанные руководством Компании документы в тот же день должны сдаваться в Канцелярию для регистрации и отправки.
2.4.2. Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
2.4.3. Если документ направляется по нескольким адресам, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.
2.4.4. После проверки оформления документ регистрируется в журнале (Приложение N3) и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.
2.4.5. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.
2.4.6. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.
Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.
2.4.7. Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.
III. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
3.1. Общие требования.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов.
К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся:
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно–распорядительными документами Компании (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Компании документы, как правило, подписывает его директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Компании подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании закона «О бухгалтерском учете».
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.
Дата документа – один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (напр., доверенность) либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах.
Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (в т. ч. финансовых) документах, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Компании (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.).
Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников Компании.
Обязательному утверждению директором Компании, общим собранием его участников в пределах их компетенции подлежат:
Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Компании.
3.1.1. Текст служебных документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения.
3.1.2. Содержание служебных документов не должно противоречить действующему законодательству.
3.1.3. Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.
3.1.4. Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких–либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.
3.1.5. Рекомендуется иметь для Компании, ее структурных подразделений, конкретных должностных лиц следующие виды бланков документов:
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.
Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:
Рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:
Бланк письма содержит реквизиты:
Рекомендуется включать в него трафаретные части таких реквизитов, как дата, регистрационный номер документа и ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа; а также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов:
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «Приказ», «Распоряжение» и т.п.
3.2. Основные правила оформления документов.
3.2.1. К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева. Заголовок обычно отвечает на вопрос «О чем?».
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.
Заголовок формулируется непосредственно исполнителем при подготовке документа.
Не составляется заголовок к письмам, текст которых не превышает половины страницы, а также в ответах на письма граждан.
3.2.2. В ответах на письма организаций и предприятий обязательно делается ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ. Если документ печатается на бланке, то ссылка указывается в специально отведенном месте, а в документе, напечатанном не на бланке, – перед заголовком или текстом письма.
3.2.3. Каждый документ (за исключением письма) должен иметь название вида, к которому он относится (приказ, протокол, акт, докладная записка и т.д.).
3.2.4. Текст документа может быть разбит на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию, остальные составные части документа нумеруются по порядку в пределах каждого раздела.
Например: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2. 2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.
Абзацы внутри пункта не нумеруются.
При отсутствии разделов весь текст документа может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.
3.2.5. Порядок работы с документами ограниченного распространения изложен в проекте инструкции по работе с конфиденциальными документами Компании.
3.2.6. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» или сокращения «стр.» и знаков препинания.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
3.2.7. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют цифровым способом в следующей последовательности: день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 05.01.2020. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2020.01.05.
Допускается словесно–цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например: 1 мая 2020 г.
3.2.8. Если документ напечатан на бланке, то дата проставляется на месте, отведенном для нее в штампе бланка. На таком же месте (вверху слева) ставится дата на внутренних документах, которые печатаются не на бланках.
В документе, подлежащем утверждению, дата ставится в самом реквизите утверждения.
3.2.9. Регистрационный номер документа, состоящий из номера индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера по регистрации, если он напечатан на бланке, ставится в определенном на штампе бланка месте. Если документ печатается не на бланке, то номер проставляется аналогично правилу проставления даты.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более Компаниями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.2.10. При подготовке документов совместно с несколькими Компаниями следует иметь в виду, что все экземпляры этих документов должны быть подлинниками.
3.2.11. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или частные (физические) лица. Наименования Компании и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Компания «_______________________________________________________»
Отдел кадров
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Орган финансов __________________________________________________________________
Управление делами __________________________________________________________________
Главному специалисту _________________________________________________________________
Если документ адресуют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной Компании, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителю отделений и филиалов __________________________________________________________________
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При адресовании документа более чем в четыре адреса, исполнителем составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
3.2.12. Если документ адресуется Компании, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Компания …………..
«Главбух» (адрес) ________________________________________________
Если письмо адресуют частному (физическому) лицу, то указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: (адрес, Ф. И. О.)
3.2.13. Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться руководителем Компании, его заместителями и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (проставляется от руки), например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор __________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(название Компании)
__________________________________________________________________
подпись Ф.И.О.
дата «___» _________20__ г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа приказом, протоколом, постановлением, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего собрания участников
от «___» ____________ 20 __ г.
№___________________________
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора «____________________________________________________________________»
от «___» _____________ 20 __ г.
№___________________________
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.2.14. Если документ имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Форма N2 на 2 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к форме N2 на 1 л. в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Компании от 20.07.07 и приложение к нему, всего на 15 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 3 экз. в первый адрес
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
3.2.15. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование Компании), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель «________________________________________________________________»
__________________________________________________________________
Личная подпись Ф.И.О.
Дата «___» __________20__ г.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
от «___» __________20__ г.
№__________________________
Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например:
Лист согласования прилагается.
Подпись, дата.
Лист согласования оформляется по следующей форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
____________________________________________________________________________________________________________________________________
название документа
СОГЛАСОВАНО:
__________________________________________________________________
наименование должности, Компании
__________________________________________________________________
подпись, инициалы, фамилия
«___» _________ 20__ г.
3.2.16. Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
______________________________
______________________________
______________________________
Личная подпись Ф.И.О.
«___» _________ 20__ г.
Визы проставляют на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.2.17. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.
В документах, оформляемых на бланках Компании (приказ, письмо), должность указывается сокращенно: директор, наименование Компании не печатается.
В документах, оформляемых не на бланках Компании, в состав подписи входит наименование должности и Компании.
При оформлении документа на бланке должностного лица (если существует) должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор
__________________________________________________________________
личная подпись Ф.И.О.
Главный бухгалтер
__________________________________________________________________
личная подпись Ф.И.О.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии
__________________________________________________________________
подпись Ф.И.О.
Члены комиссии ____________________________________________________
подпись Ф.И.О.
_________________________________________________________
подпись Ф.И.О.
_________________________________________________________
подпись Ф.И.О.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
3.2.18. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью Компании. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте.
3.2.19. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:
Подпись ______________________
Верно
Инспектор отдела кадров
__________________________________________________________________
подпись Ф.И.О. Дата
3.2.20. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Иванов или Иванов Иван Петрович
33–33–33 33–33–33
В документах, имеющих гриф ограничения доступа, отметка об исполнителе добавляется сведениями о количестве отпечатанных экземпляров документа с указанием адресатов, например:
Исп. Сидоров
32–32–32
Отпечатано 2 экз.
Экз. N1 – адресату
Экз. N2 – в дело отдела
Черновик и варианты уничтожены
Печатается на оборотной стороне последнего листа документа.
3.2.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
IV. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО–РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПРИКАЗОВ, ПРОТОКОЛОВ СЛУЖЕБНЫХ СОВЕЩАНИЙ).
4.1. Текст приказа печатается на специальном бланке и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа.
Если приказ издается на основании другого документа, то в тексте указывается дата, номер, полное название и излагается содержание этого документа в части, касающейся Компании.
4.2. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой.
Распорядительная часть должна содержать конкретные задания с указанием исполнителей и сроков исполнения.
Сроки должны даваться реальные, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для тиражирования, рассылки документов и доведения задания до исполнителя.
Не допускается изменения сроков, установленных в документах, на основании которых издается приказ.
Текст распорядительной части разделяется на пункты и подпункты.
В каждом пункте (подпункте) должно излагаться только одно задание с одним конкретным сроком исполнения и указываются конкретные исполнители задания.
В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
4.3. При перечислении исполнителей в приказах по основной деятельности фамилии должностных лиц пишутся без инициалов.
В приказах о назначениях, перемещениях и увольнениях работников, о поощрениях, о наложении административных взысканий, о назначении персональных окладов и т.п. указываются фамилии, имена и отчества лиц, перечисленных в приказах.
Если задание в приказе адресуется структурному подразделению, то фамилия руководителя пишется в именительном падеже и печатается в скобках, например:
Планово–финансовому управлению (_____________________) подготовить…
Если задание адресуется конкретно руководителю, то фамилия пишется в дательном падеже без скобок, например:
Руководителю Планово–финансового управления Сидоровой подготовить …
4.4. Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу. Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу.
Если приказ подлежит частичному изменению, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта либо части ранее изданного приказа.
Приказ, являющийся дополнением к ранее изданному, должен иметь в тексте соответствующую ссылку, например:
4.5. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью директора или лица, его заменяющего.
4.6. Если к приказу имеется приложение, то на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № __________
к приказу генерального директора
«____________________________»
«___» _________ 20__ г.
Если приложений несколько, указывается номер каждого (без знака №).
4.7. Заголовок к приказу печатается на отведенном в специальном бланке месте, слева.
К приказам по личному составу заголовки не составляются.
4.8. До представления на подпись проект приказа визируется заместителями генерального директора по направлениям деятельности, руководителем правового управления и другими заинтересованными структурными подразделениями.
Юристы при визировании проекта документа проверяют его соответствие действующему законодательству, а также правильность ссылок на нормативные документы.
4.9. Визы проставляются на обороте последнего листа подлинника приказа по следующей форме:
Проект приказа подготовлен
(название подпись руководителя структурного подразделения) дата
СОГЛАСОВАНО:
Зам. директора
__________________________________________________________________
подпись дата, фамилия
Руководитель правового управления
__________________________________________________________________
подпись дата, фамилия
Замечания по проекту приказа излагаются на обороте последнего листа или на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.
В случае внесения исполнителем поправок и дополнений проект приказа следует согласовать со всеми, кто визировал документ ранее.
4.10. Фамилия и телефон исполнителя печатаются на лицевой стороне последнего листа подлинника внизу слева, если нет места – на обороте последнего листа подлинника.
Рассылка приказа указывается также на оборотной стороне последнего листа подлинника ниже виз согласования.
4.11. Приказы, издаваемые совместно с другими Организациями, печатаются не на бланке и подписываются в нескольких экземплярах подлинников соответственно числу авторов документа.
Руководители структурных подразделений визируют соответственно тот экземпляр приказа, который хранится в Компании.
4.12. Подпись в приказах состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, например:
Директор
__________________________________________________________________
подпись инициалы, фамилия
4.13. Подписанные руководством приказы в день подписания передаются в Канцелярию для регистрации в специальном журнале и тиражирования.
Приказы издаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются только тем структурным подразделениям, которым они необходимы.
Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документа возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших приказ.
4.14. Проекты приказов по личному составу готовятся отделом кадров управления по персоналу.
В приказах по личному составу вводная часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается обозначающим действие глаголом: НАЗНАЧИТЬ, ОСВОБОДИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, НАПРАВИТЬ, затем указывается фамилия, имя, отчество лица, на которое издается приказ, должность, наименование структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для издания приказа.
Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать законодательным актам о труде. В случаях, предусмотренных законодательством, документы по учету труда составляются по унифицированным формам.
В приказах по личному составу согласовательные визы фиксируются на лицевой стороне документа, ниже реквизита «Подпись».
4.15. Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела отдельно от других приказов и имеют самостоятельную нумерацию: к регистрационному номеру добавляется буква «к».
4.16. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в Канцелярии, а по личному составу – в отделе кадров управления по персоналу.
4.17. Принятие управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутствовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов «ПОВЕСТКА ДНЯ» ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика – в родительном падеже.
Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: слушали – выступили – постановили (решили).
Применяется краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробной записи хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
4.18. Порядок подготовки, оформления, заключения, регистрации и контроля за исполнением договоров регламентируется приказом директора Компании.
V. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.
5.1. Составление номенклатур дел.
5.1.1. В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов структурными подразделениями Компании ежегодно составляются номенклатуры дел по строго установленной форме (Приложение N4).
5.1.2. Номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
5.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут руководители структурных подразделений.
5.1.4. На основании номенклатур дел структурных подразделений Канцелярией составляется сводная номенклатура дел Компании, которая в установленные сроки согласовывается с архивными органами.
5.1.5. Сводная номенклатура дел составляется в соответствии со структурой Компании.
5.1.6. В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.
5.1.7. Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре.
5.1.8. В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел.
Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.
Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно – распорядительные документы органов государственной власти, приказы руководства Компании, планы, отчеты, протоколы, справки, и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.
При составлении заголовка дела наименование темы (предмета, вопроса) дополняется указанием рода заводимого дела (материалы, переписка и т.д.), а также уточняющими содержание данными о корреспондентах, датах событий, указанием о подлинности или копии документов и т.д.
Термин «Материалы» употребляется в заголовке, когда предполагается объединение различных по своим видам документов, относящихся к одному вопросу. Термин «Материалы» должен быть раскрыт перечислением основных видов документов, из которых состоит дело.
Термин «Материалы» применяется также при объединении в одном деле документов, являющихся приложением к какому–либо другому документу, например: «Материалы к протоколам заседаний совета участников«.
Термин «Дело» употребляется в заголовке при заведении личных или арбитражных дел.
5.1.9. Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения документов.
Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом.
5.1.10. Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.
5.1.11. Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура дел заново перепечатывается и вводится в действие с 1 января текущего года.
Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован руководителем структурного подразделения.
5.1.12. В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются (в графе «Примечания») отметки о заведении дел, о переходящих делах (т.е. о продолжении дел с прошлого года на новый год), о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и др.
5.1.13. Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. Например, долгосрочные планы, дела о строительстве объектов и т.д.
5.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив (Приложение N5).
5.2. Формирование дел.
5.2.1. Дела в текущем делопроизводстве формируются в строгом соответствии с номенклатурой дел.
5.2.2. Все документы группируются в дела и хранятся до передачи в архив в структурных подразделениях Компании.
В дело подшиваются только исполненные документы. Исполнитель списывает исполненные документы «В дело N____________», подтверждая этим, что вопрос, поставленный в письме, решен.
Копии документов, подшиваемые в дела, заверяются.
5.2.3. Исполненные документы подшиваются в дело в порядке решения вопросов по хронологии, алфавиту, индексации (нумерации), причем документ–ответ должен следовать за документом–запросом.
5.2.4. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел, необходимость продолжительного формирования которых более одного года вызывается ходом решения вопроса (например, перспективные планы, личные дела и т.п.).
Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.
5.2.5. При формировании дела не допускается:
5.2.6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина дела 30–40 мм). При большом объеме документов производят либо хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела, либо деление вопроса на под–вопросы.
5.2.7. Обложка при заведении дел должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами.
5.3. Систематизация отдельных категорий документов.
5.3.1. Поручения государственных органов формируются в дела по видам документов и корреспондентов. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.
5.3.2. Приказы группируются в дела по номерам и хронологии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
5.3.3. Протоколы формируются в дело в хронологическом порядке и по номерам или отдельно каждый протокол, в зависимости от его объема и документов к нему.
Документы к заседаниям помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов или группируются в отдельное дело по номерам протоколов заседаний.
5.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.
Планы, отчеты, сметы должны откладываться в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления или даты поступления.
Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года их действия. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчеты по выполнению перспективных планов формируются в деле последнего года действия этих планов.
5.3.5. Переписка группируется в дела за период календарного года.
В дело переписки помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ–ответ помещается за документом–запросом.
Запрос и ответ должны быть подшиты в одно дело.
5.3.6. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
Копии приказов о наложении взыскания, о поощрениях, об изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещаются.
5.3.7. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения формируются отдельно от личных дел.
5.3.8. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
5.3.9. Предложения, заявления и жалобы граждан и организаций формируются раздельно.
Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения в течение одного делопроизводственного года повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они подшиваются в данную группу документов.
5.4. Использование и хранение документов в текущем делопроизводстве.
5.4.1. Документы и дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся в структурных подразделениях в закрывающихся шкафах. В целях улучшения поиска нужных документов на внутренней стороне дверки шкафа помещается номенклатура дел. Хранение дел в столах не допускается.
5.4.2. Изъятие документов из дел текущего делопроизводства производится с разрешения руководства структурного подразделения. Документы из дел выдаются под расписку в «листке–заменителе», который хранится у работника Канцелярии.
5.4.3. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают учет и сохранность документов. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения после завершения их делопроизводством запрещается.
VI. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ.
6.1. Экспертиза научной и практической ценности документов.
6.1.1. Экспертиза ценности документов – это определение общественного, народно–хозяйственного, социально–культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.
6.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией Компании (ЭК).
6.1.3. Персональный состав Экспертной комиссии утверждается приказом генерального директора. В состав ЭК включаются специалисты структурных подразделений Компании.
В своей работе ЭК руководствуется Основами законодательства об Архивном фонде, Положением об Архивном фонде, нормативно–методическими документами Госархива, приказами и указаниями директора Компании.
ЭК Компании осуществляет следующие функции:
6.1.4. Члены ЭК с участием других специалистов проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и документов. Непосредственный отбор документов производится работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, и работниками архива.
6.1.5. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом (Приложение N7). Акты рассматриваются ЭК, подписываются председателем, ее членами и утверждаются руководством Компании.
6.1.6. Дела, подлежащие уничтожению, организованно сдаются архивом на переработку или уничтожаются с помощью специальных машин не менее чем двумя работниками Компании.
Самовольное, без ведомства архива, уничтожение любых категорий документов сотрудниками Компании не допускается. В соответствии с законом «Об архивном деле» за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность документов, несут уголовную, административную или иную ответственность, установленную законодательством.
6.2. Оформление дел.
6.2.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
6.2.2. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись (формат листа А4). В ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности нумерации, физического состояния документов. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с указанием должности и даты (Приложение N8).
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не переплетаются, листы в них не нумеруются, заверительная надпись не составляется.
6.2.3. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела. В ней указываются даты и индексы документов, краткое содержание, номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (Приложение N9).
6.2.4. Листы в деле постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения нумеруются черным графитным карандашом с соблюдением следующих правил:
6.2.4.1. Номер листа проставляется в правом верхнем углу, не задевая текста документа (оборотная сторона листа не нумеруется).
6.2.4.2. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
6.2.4.3. Подшитые в дела документы, имеющие собственную нумерацию, в том числе и печатные издания, нумеруются в общем порядке.
6.2.4.4. Нумерация листов дел, разделенных на тома, производится раздельно по каждому тому.
6.2.4.5. Обложки дел должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ (Приложение N6).
6.2.4.6. На обложку дела с документами постоянного или долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) выносятся следующие сведения:
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
Обложки дел временного хранения оформляются так же, как и постоянного хранения, с той разницей, что на обложку выносится количество листов в деле и не указываются крайние даты заведения и окончания дела, а обозначается только год формирования дела.
6.3. Передача дел в объединенный архив Компании.
6.3.1. В архив Компании передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет), временного срока хранения не менее чем через год после завершения их в текущем делопроизводстве. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются в архив по усмотрению руководства и степени загруженности архивохранилища.
6.3.2. Сдача дел в архив Компании осуществляется по утвержденному графику.
6.3.3. Архив принимает документы на хранение по сдаточным описям отдельно постоянного и временного сроков хранения в 2–х экземплярах.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование структурному подразделению.
Работник архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах сдаточных описей, указывая дату приема и количество принятых дел.
Один экземпляр описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве Компании.
6.3.4. Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений Компании производится на основании специального запроса.
Выдача дел оформляется распиской работника Компании и соответствующей записью в книге учета выдачи дел из архива.
Дела выдаются на срок не более одного месяца. Работники структурных подразделений несут ответственность за своевременный возврат документов, выданных архивом во временное пользование.
6.3.5. Сотрудникам организаций и предприятий, а также частным лицам ознакомление с документами, хранящимися в архиве, разрешается руководством Компании по согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения и только по письменному запросу.
6.3.6. Архивные справки, копии документов и выписки из документов выдаются архивом по письменным запросам учреждений и граждан.
6.3.7. Работники архива Компании обязаны контролировать состояние и порядок хранения дел, выданных во временное пользование.
6.4. Обеспечение сохранности документов.
6.4.1. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, должны обеспечить сохранность документов.
Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных и закрывающихся помещениях. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от воздействия пыли и солнечного света и обеспечивающих их сохранность.
6.4.2. Изъятие и выдача каких–либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения руководства Компании с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.
6.4.3. В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка–заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
VII. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ.
7.1. Бланки Компании (приказа, письма) централизованно изготовляются, хранятся и учитываются административным отделом Компании.
7.2. В структурных подразделениях получение, учет, выдача и хранение бланков возлагается на сотрудника, ответственного за делопроизводство.
7.3. В структурных подразделениях бланки должны храниться в закрывающихся шкафах, хранение их в открытых шкафах и рабочих столах запрещается.
7.4. Ответственность за правильное использование бланков приказов и служебных писем в структурных подразделениях несут их руководители.
VIII. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТИ КОМПАНИИ.
8.1. Круглой печатью Компании подтверждается подпись распорядителя кредита или лиц, имеющих право совершения финансово–хозяйственных операций по направлениям деятельности, и заверяются отдельные виды документов (Приложение N10).
Утверждено Председателем всемирного верховного совета–совета безопасности
*******
Приложение N1 к Инструкции по делопроизводству.
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации Канцелярией.
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Бухгалтерские документы (счета, присланные без сопроводительных писем).
4. Рекламно–информационные документы (плакаты, проспекты и др.).
5. Формы статистической отчетности.
6. Благодарственные, поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты.
7. Сводки информации, присланные для сведения.
8. Газеты, журналы, книги, брошюры.
Примечание:
1. Документы, перечисленные в п/п. 2, 3, 5, подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, планово–финансовое управление, отдел материально–технического снабжения и комплектации и т.п.).
2. Исходя из спецификации работы, руководством могут быть включены в перечень и другие документы, не подлежащие регистрации.
Приложение N2 к Инструкции по делопроизводству.
Журнал регистрации входящих документов.
|
Дата |
Регистрационный |
Корреспондент |
Дата |
Номер |
Краткое |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Резолюция или кому направлен документ |
Дополни– |
Расписка |
Отметка |
||||
|
Исполнители |
Задание |
Срок |
Автор |
Дата |
|||
|
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N3 к Инструкции по делопроизводству
ЖУРНАЛ регистрации исходящих документов
|
Дата |
Регистра– |
Коррес– |
Краткое |
Кем |
Испол– |
Дополни– |
Отметка |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N4 к Инструкции по делопроизводству
Наименование Компании
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на _____________ год
|
Индекс |
Заголовок дела |
Количество дел |
Сроки хранения |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя структурного подразделения
__________________________________________________________________
подпись инициалы, фамилия
Дата «___» __________20__ г.
СОГЛАСОВАНО:
Заведующий архивом __________________________________________________________________
(лицо, ответственное за архив)
Приложение N5 к Инструкции по делопроизводству
ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ
к номенклатуре дел структурного подразделения
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в структурном подразделении.
|
По срокам хранения |
Всего |
в том числе |
|
|
|
|
переходящих |
с отметкой ЭК |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Долговременного |
|
|
|
|
Временного |
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
Наименование должности ответственного за делопроизводство ______________
__________________________________________________________________
подпись инициалы, фамилия
«___» _________ 20__ г.
Приложение N6 к Инструкции по делопроизводству
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование Компании и структурного подразделения)
Дело №_________________________ том №__________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Заголовок дела
«___» _________20__ г.
Ф. № __________
Оп. № __________ на _______ лист.
Д. № ___________
Хранить _______лет
Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ:
Наименование должности руководителя структурного
подразделения «__________________________________________________________________»
_________________________________________________________________
подпись инициалы, фамилия
Дата «___» _________20__ г.
АКТ __________________________________________________
№______________
________________________________________________________
Место составления
о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
На основании: ____________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов)
____________________________________________________________________
(с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно–исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №__________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
(название фонда)
|
N |
Заголовок |
Дата |
Номера |
Индекс дела |
Кол–во |
Сроки |
Прим. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого_______________________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел за ____________________ годы.
Описи дел постоянного хранения за _________________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК
____________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол N _________ от «___» __________20__ г.).
Должность лица, проводившего экспертизу ценности документов ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
подпись инициалы, фамилия
Дата «___» _________20__ г.
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК «__________________________________________________________________»
от «___» __________20__ г., № ______________________
Документы в количестве ___________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _______________ кг сданы в _____________________________________
____________________________________________________________________
(наименование Компании)
на переработку по приемо–сдаточной накладной от «___» _________20__ г.
№ _______________________
Должность работника, сдавшего документы
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
подпись инициалы, фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
____________________________________________________________________
Должность работника архива (службы делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы ________________________________________________
____________________________________________________________________
подпись инициалы, фамилия
Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству
ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_________________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ________________________________________________________________ листа(ов) (цифрами, прописью)
в том числе: литерные листы ___________________________________________
пропущенные номера листов внутренней описи ___________________________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
Должность лица, составившего заверительную ____________________________
____________________________________________________________________
подпись инициалы, фамилия
надпись _________________________________________________________________
Дата «___» _________20__ г.
Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №_______________
|
N п/п |
Индекс |
Дата |
Заголовок |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Должность лица, составившего внутреннюю опись документов дела
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
подпись инициалы, фамилия
Заведующий архивом __________________ _______________________________
подпись инициалы, фамилия
Приложение N10 к Инструкции по делопроизводству
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, на которые ставится печать
Разрешения.
Акты выполнения работ и др.
Договоры (хозяйственные, о материальной ответственности, аренде помещений, научно–техническом сотрудничестве, о производстве работ и т.д.).
Гарантийные письма.
Устав, Положения об отделениях и филиалах.
Протоколы согласований.
Сметы расходов.
Отчетные бухгалтерские документы.
Платежно–расчетные документы (платежные поручения, платежные требования, счета–фактуры, накладные, авизо и др.).
Штатные расписания и изменения к ним.
Задания на проектирование.
Образцы подписей на открытие счетов отделениями и филиалами.
Архивные справки и копии (выписки) архивных документов.
Генеральные доверенности, доверенности на право ведения дел в суде, иные доверенности.
Настоящий перечень документов, заверяемых круглой печатью Компании, не является исчерпывающим и при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения по указанию Генерального директора Компании.