.

.

.

.

.

.

.

.

.

ИНСТРУКЦИЯ ПО

БУХГАЛТЕРСКОМУ

УЧЕТУ И

ОТЧЕТНОСТИ

В БАНКЕ

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Настоящая Инструкция разработана Специализированным Отделом банка в соответствии с Законом «О банке и банковской деятельности», Законом «О бухгалтерском учете» и устанавливает обязательные для банка правила ведения бухгалтерского учета.

.

ВВЕДЕНИЕ.

.

1. В системе банка важное значение имеет правильная организация работы бухгалтерского учета, так как четкая постановка бухгалтерского учета и контроля обеспечивает правильное выполнение функций банка, для этого от бухгалтеров требуются определенные знания, понимание основных принципов и методов бухгалтерского учета и отчетности.

2. В настоящей Инструкции приведены принципы бухгалтерского учета, структура бухгалтерского аппарата; включены правила выполнения учета и контроля банковских операций; даны указания о способах обслуживания клиентов и методах построения документооборота; определены объемы и порядок составления бухгалтерской отчетности и других банковских операций, основанные на Международных стандартах, также поставлено целью обеспечить:

3. Содержащиеся в Инструкции и в приложениях к ней указания о порядке выполнения, оформления, учета и контроля операций, являются обязательными для всех банков. Порядок прохождения документов внутри банка может быть установлен главным бухгалтером с учетом особенностей работы данного банка, но с соблюдением основных правил документооборота, предусмотренных Инструкцией.

4. Организация бухгалтерской работы и бухгалтерского учета, изложенная в Инструкции, предусмотрена исходя из условий применения компьютерной техники.

5. Система кодирования для счетов главной книги должна быть пятизначной. Коды по счетам активов являются нечетными, а по счетам пассивов — четными. Это предусмотрено для более легкого восприятия и запоминания. Учет на балансовых счетах ведется по методу двойной записи. Операции отражаются в бухгалтерском учете в день их совершения, независимо от даты движения средств по ним.

6. По счетам непредвиденных обстоятельств учет ведется по методу двойной записи. Для каждого основного счета или группы основных счетов, предусмотрен контр – счет, который предназначен только для бухгалтерских целей. В балансовом отчете или других подобных отчетах отражаются только основные счета без отражения данных контр – счетов.

7. Номенклатура балансовых счетов и счетов непредвиденных обстоятельств, приведенная в плане счетов бухгалтерского учета и описание плана счетов в Государственных банках, являются единой для всех банков и не могут быть изменены без разрешения Специализированного Отдела банка. В плане счетов все счета являются исключительно активными или пассивными, в соответствии с этим счета активов и пассивов оцениваются отдельно и отражаются в развернутом виде.

.

ЧАСТЬ I. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОЙ РАБОТЫ И ДОКУМЕНТООБОРОТА В БАНКЕ.

Глава I. Построение бухгалтерского аппарата банка.

.

8. Бухгалтерский аппарат банка включает в себя работников, занятых оформлением, контролем расчетно–денежных документов и отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета. Бухгалтерский аппарат возглавляется главным бухгалтером банка, действующим на основании Положения о главных бухгалтерах банковской системы (приложение № 1 к настоящей Инструкции).

9. Конкретные обязанности работников бухгалтерского аппарата определяются главным бухгалтером банка.

10. В крупном банке могут создаваться отделы бухгалтерского учета. Количество создаваемых отделов зависит от объема совершаемых операций и уровня их автоматизации.

11. За бухгалтерскими работниками банка закрепляется ведение определенных счетов или же выполнение отдельных операций, что оформляется записями в специальной книге учета распределения и перераспределения счетов между бухгалтерскими работниками банка, где отражаются и оттиски переданных им штампов под расписку. В случае болезни работника, дела которого принимаются другим лицом, в книге распределения делается соответствующая запись. Распределение счетов между работниками бухгалтерии производится так, чтобы депо счета и все ссудные счета по краткосрочным займам одного хозоргана велись одним бухгалтерским работником.

12. Ведение учета по межбанковским расчетам и операций по внутрибанковским счетам должно сосредотачиваться в специальных отделах или возлагаться на отдельных учетных работников, достаточно хорошо знающих эти операции.

13. Общее руководство работой по отражению операций во вспомогательных и главной книгах, составлению отчетности по программно–компьютерной системе возлагается на главного бухгалтера банка, при его отсутствии на заместителя по приказу руководителя банка. Организацию бухгалтерского учета и отчетности осуществляет главный бухгалтер банка.

14. В банке должны быть разработаны и утверждены должностные обязанности работников, копии которых передаются под расписку. Перечень основных обязанностей бухгалтерского аппарата приведен в приложении № 2 к настоящей Инструкции.

.

Глава II. Организация рабочего дня и документооборота.

.

15. Организация рабочего дня бухгалтерских работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное исполнение поступающих расчетно–денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по счетам с составлением ежедневного баланса.

16. В банке устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота:

17. С учетом изложенного, в каждом банке устанавливается график обслуживания клиентов и документооборота, в которых указывается конкретное время (интервал) для расчетно–кассового обслуживания хозяйствующих субъектов и время прохождения документов по всем участкам их обработки. Графики обслуживания клиентов и документооборота утверждаются руководителем банка.

18. Примерные указания о режиме рабочего дня бухгалтерских работников в банках приведены в приложении № 3 к настоящей Инструкции.

.

Глава III. Внутрибанковский контроль.

.

19. При совершении банковских операций должен обеспечиваться надлежащий контроль за законностью их оформления и сохранностью средств и ценностей.

20. При приеме денежно–расчетных документов работник обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все реквизиты, предусмотренные банком, правильность указания банковских реквизитов, соответствие оттиска печати и подписей заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью работника банка с указанием даты исполнения.

21. Документы, подлежащие дополнительному контролю, передаются контролеру или главному бухгалтеру, оба экземпляра после получения контрольной визы принимаются к исполнению.

22. Расчетно–денежные документы по указанным ниже счетам и операциям должны быть проверены и подписаны контролирующим работником:

а) расчетно–денежные документы:

по операциям, производимым без поручений клиентов, в частности, ордера по списанию суммы пени, не взысканной одновременно с основным платежом;

ордера по перечислениям остатков вторичных счетов до востребования (суб–счетов);

ордера по переадресовке и возврату сумм, по корреспондентскому счету банка;

б) расчетно–денежные документы и записи в аналитическом учете:

23. Ордера по счетам капиталов банка, иностранных операций, драгоценных металлов, подкреплений и излишков касс в пути, прибылей и убытков, долгов, списанных в убыток, а также ордера на закрытие депо, ссудных и других счетов, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись главного бухгалтера или его заместителя.

Ордера по иностранным операциям в банках, где имеются отделы иностранных операций, подписываются контрольной подписью начальников этих отделов.

24. Ордера на прием и отсылку денег и других ценностей, хранящихся в денежных хранилищах, и ордера по операциям с резервными фондами должны быть подписаны, кроме исполнителей и главного бухгалтера, также руководителем банка и заведующим кассой.

25. При совершении безналичных банковских операций должны соблюдаться основные правила документооборота и контроля, изложенные в настоящем разделе.

Бухгалтер, ведущий счет, принимает документ к проводу после проверки правильности оформления документа, в т. ч. соответствия подписей и оттиска печати распорядителей счетом заявленным образцам и возможности списания его суммы со счета, т. е. наличие остатка средств на счете и в удостоверение этой проверки работник бухгалтерии подписывает документ и копии, предварительно убедившись в их тождестве. Последний экземпляр документа возвращается клиенту с проставленным штампом банка, как расписка в приеме документа к исполнению.

26. В тех случаях, когда операции по счетам подлежат дополнительному контролю, бухгалтер, оформивший своей подписью документы по безналичному перечислению средств с одного счета на другой, передает оба экземпляра документов контролеру.

Контролер проверяет правильность совершаемых операций исходя из уставной деятельности, убеждается в полном соответствии между собой первого и второго экземпляров документа, подписывает их и первый экземпляр, направляет на обработку по отражению операций по дебету, а второй экземпляр — бухгалтеру, ведущему финансируемый лицевой счет.

27. Кассовые расходные операции, выполняемые бухгалтерами, контролируются отделализованно контролером, рабочее место которого размещается по возможности в непосредственной близости от кассы.

Контроль расходных операций должен быть организован так, чтобы была исключена возможность:

а) оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту;

б) поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих операционных работников и контролера банка;

в) внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы.

28. Кассовые журналы по приходу и расходу составляются с помощью компьютерной техники (где отсутствует такая возможность, вручную) с указанием номера счета клиента, номера документа по приходу и по расходу и его суммы.

29. Порядок направления контролером кассовых расходных документов в кассу для оплаты — под расписку кассира устанавливается руководителем и главным бухгалтером банка.

30. Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу.

31. Приходный кассовый документ, принятый или составленный работником бухгалтерии, подписывается им. При приеме денег от работников банка для зачисления на счета внутри–банковского значения приходный кассовый ордер выписывается в двух экземплярах, из которых один заменяет квитанцию.

Получив обратно из кассы ордер из комплекта стандартных бланков с подписью кассира, работник бухгалтерии проверяет подлинность подписи кассира на ордере по ее образцу и проводит его по системе на обработку для отражения операции в бухгалтерском учете.

32. Для проверки подлинности подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетно–денежных документах, соответствующие работники должны иметь образцы их подписей.

Контролеры должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентурой. Контролерам запрещается пользоваться тем же экземпляром образцов подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которым пользуются работники бухгалтерии.

В карточках образцов подписей и печатей клиентов у исполнителей и контролеров подлежат регистрации номера выданных банком клиентам денежных чеков для проверки номеров чеков, предъявляемых к оплате.

Оформление открытия депо, бюджетного банковского или ссудного счета производится главным бухгалтером или его заместителем с разрешительной подписью руководителя банка на заявлении в соответствии с Инструкцией «О банковских счетах, открываемых в банке». После открытия счета карточки образцов подписей и оттиска печати передаются соответствующим работникам банка.

При замене карточек с образцами подписей и оттиска печати по действующим счетам новые образцы принимаются работниками бухгалтерии, которые представляют их вместе с отменяемыми главному бухгалтеру или его заместителю (если ему дано такое право по приказу), которые проверяют документы и заверяют их своей подписью.

33. В случае закрытия счета, а также при изменении наименования предприятия либо номера счета, владелец счета обязан возвратить банку чековые книжки с оставшимися неиспользованными чеками и корешками при заявлении, в котором указываются номера возвращаемых неиспользованных чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должно содержаться также подтверждение остатка средств на счете на день закрытия, а также указание, куда перечисляется остаток счета и номер счета по займу.

34. Неиспользованные чеки по закрываемым счетам, а также по счетам, передаваемым в другие финансовые организации, принимать от клиентов имеет право только главный бухгалтер или его заместитель, который должен немедленно погасить каждый сданный чек путем вырезания части чека, предназначенной для подписи. Лишь после этого чеки передаются соответствующему работнику, который программно обязан формировать ордер на закрытие счета и представить его по монитору для проверки и подписания главному бухгалтеру или его заместителю, с лицевым счетом по окончании решения операционного дня.

35. При закрытии счета по распоряжению банка и зачислении остатка соответствующих средств на «Счетах к оплате» главный бухгалтер банка или его заместитель обязан тщательно проверить по документам все записи в закрываемом счете со дня вручения клиенту последней выписки из счета, убедиться в правильности выведенного окончательного остатка с учетом уплаченных и зачисленных процентов за ссуды и банковское обслуживание, и сделать об этом соответствующую отметку в закрываемом лицевом счете за своей подписью.

36. Главный бухгалтер банка обязан обеспечить контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и угловых штампов банка ведется в специальной книге, где указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и заверена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера банка и храниться в несгораемом шкафу у руководителя банка или, по его усмотрению, у главного бухгалтера.

Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам банка.

37. Жалобы на действия работников банка и другие письма принимает от клиентов экспедиция (специально выделенные лица) банка или лично руководитель, или главный бухгалтер. Об этом порядке клиенты должны быть извещены путем вывешивания объявлений. Бухгалтерским работникам принимать такую корреспонденцию запрещается.

38. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.

Руководитель банка, наряду с общим наблюдением за состоянием бухгалтерской работы, обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль за своевременностью и полнотой списания и зачисления средств по счетам клиентов.

39. Бухгалтер последующего контроля обязан систематически производить последующие проверки отдельных участков бухгалтерской работы, согласно утвержденному плану руководителем банка.

К проверкам могут привлекаться и другие специалисты по усмотрению руководителя и главного бухгалтера банка.

Проверки осуществляются в соответствии с планами, в которых предусматриваются участки, подлежащие последующей проверке, их объем и время проведения. При составлении планов учитывается, какие участки были обревизованы или обследованы за последнее время, а также на каких участках ревизиями, обследованиями или проверками были выявлены серьезные недостатки и необходима повторная проверка.

Проверки работы отдельных работников или отделов производятся с всесторонним охватом всех их функций и обязанностей не реже одного раза в полугодие.

Наряду с этим рекомендуется проводить тематические проверки выполнения определенных однородных обязанностей бухгалтерских работников банка, а также проверки выполнения отдельных указаний Специализированного Отдела банка, в особенности вновь поступивших. Примерная тематика и методы последующих проверок приведены в приложении № 4 к настоящей Инструкции.

40. Результаты последующих проверок должны оформляться краткими справками; руководитель банка обязаны в трехдневный срок после получения справки о недостатках, выявленных при последующей проверке, лично рассмотреть справку в присутствии сотрудников бухгалтерского аппарата и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки. При выявлении недостач, хищений, а также должностных и иных злоупотреблений руководитель банка обязан в двухдневный срок передать материалы в следственные органы.

41. Главный бухгалтер и работник после контроля обязаны установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

.

ЧАСТЬ II. ОБЩИЕ ПРАВИЛА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.

Глава I. Главные и вспомогательные книги.

Раздел I. Общие указания.

.

42. В мировой практике бухгалтерского учета и в международных стандартах учета вместо синтетического учета применяются так называемые Главные книги, а вместо аналитического учета применяются вспомогательные книги.

В данном случае книгой называется группа счетов. Главная книга (ГК) — это группа счетов, которые показываются в банковских финансовых отчетах (балансовый отчет, отчет о доходах и расходах и т. п.)

Счета в Главной книге отражают общую информацию, но не обеспечивают детальной информацией.

43. Первичные бухгалтерские операции отражаются в так называемой вспомогательной книге, в которой группа счетов обеспечивает детальной информацией, а в Главной книге отражаются суммарные данные по балансовым счетам первого порядка. Счета Главной книги по отношению к счетам вспомогательной книги являются как бы контрольными счетами. Итоговые суммы во вспомогательных книгах должны согласовываться с балансом их контрольных итогов в Главной книге в конце каждого дня, а также в конце месяца по состоянию на первое число нового месяца.

Данные контрольных счетов Главной книги сравниваются с итоговой суммой соответствующих счетов вспомогательной книги, при отсутствии ошибок в первоначальных записях, суммы должны быть равны.

44. По операциям в иностранной валюте Главные и вспомогательные книги ведутся отдельно по каждому виду валюты.

.

Раздел II. Порядок ведения учета операций, совершаемых клиентами.

.

45. Учет операций клиентов в банках ведется в лицевых счетах (карточках, книгах, журналах), открываемых по каждому виду учитываемых средств и ценностей с указанием их назначения, а также владельцев счетами.

46. Номера счетов состоят из 20 знаков, порядок нумерации счетов изложен в Инструкции Специализированного Отдела банка «О порядке проведения регистрации клиентов и их счетов в НИББД».

47. Лицевые счета клиентов изготавливаются на основании первичных документов программным путем в двух экземплярах. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту.

48. Записи в лицевых счетах делаются только на основании надлежаще оформленных расчетно–денежных документов.

В лицевой счет заносятся следующие реквизиты:

50. Выписки из лицевых счетов, изготовленные на компьютере при выдаче клиентам, подписями и штампами банка не оформляются.

51. По суммам, проведенным по займу, к выпискам из лицевых счетов должны прилагаться приложения, на основании которых совершены записи по счету.

На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп, а также календарный штемпель даты проводки документа по лицевому счету, если эта дата не совпадает с датой выписки документа. Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На тех дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится.

Не заверяются оттиском указанного штампа вторые экземпляры оплаченных расчетных документов, прилагаемые к выпискам из счетов клиентов, уже снабженные штампом либо печатью банка на ранней стадии их обработки, а также документы по приходным кассовым операциям.

52. Выписки выдаются под расписку лицам, имеющим право первой или второй подписи по данному счету, или их представителям по доверенности, оформленной в установленном порядке, а по заявлению клиента через абонентские ящики, без росписи.

53. Владелец счета обязан в течение двух рабочих дней после вручения ему выписок письменно сообщить банку о суммах, ошибочно записанных в заем или дебет счета. При не поступлении от клиента в указанные сроки возражений, совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.

54. Справки по операциям и счетам клиентов банка выдаются в порядке, установленном законодательством.

55. В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат может быть выдан клиенту только с письменного разрешения руководителя банка или его заместителя по заявлению клиента, в котором он обязан указать причины утраты выписки, подписанному руководителем и главным бухгалтером предприятия. В титульной части дубликата делается надпись: «Дубликат выписки за «___» ____________20 _ г.».

Дубликаты выписок из лицевых счетов получаются посредством ксерокопии.

56. Дубликат выписки подписывается обслуживающим счет бухгалтером и главным бухгалтером или его заместителем, скрепляется оттиском печати банка и выдается представителю клиента под расписку на заявлении.

В титульной части лицевого счета, по которому составлен дубликат, делается надпись:

«___» ____________20 _ г. Выдан дубликат выписки».

Эта надпись скрепляется подписями главного бухгалтера или его заместителя.

После выдачи или высылки выписок клиентам бухгалтером лицевые счета подбираются в возрастающем порядке номеров счетов, внутри — по датам. По окончании месяца они брошюруются в таком порядке в пачки по балансовым и по счетам непредвиденных обстоятельств и по описи помещаются в текущий архив не позднее 20 числа следующего месяца.

.

Раздел III. Главная книга (синтетический учет).

.

57. Главная книга (синтетический учет) представляет собой группировку данных счетов вспомогательной книги (аналитического учета) по балансовым счетам.

Материалами главной книги (синтетического учета) являются:

58. По усмотрению главного бухгалтера банка по эмиссионным и кассовым операциям и по иностранным операциям, а также по счетам «Непредвиденных обстоятельств» могут вестись сводные карточки.

Кассовые журналы составляются в двух экземплярах программным путем раздельно по приходу и расходу кассы, подсчитываются итоги по балансовым счетам и в целом по журналу. После сверки с кассой итогов первые экземпляры передаются работнику, отвечающему за сверку данных вспомогательной книги с данными главной книги, а также сверки мемориальных документов и помещения в подшивку и ежедневной архивацией в компьютере.

59. Ежедневно программным путем представляются сводка оборотов и остатков счетов с указанием номеров балансовых счетов, наименования счетов, входящие остатки обороты по дебету и займу и исходящий остаток по каждому номеру счета.

.

.Глава II. Порядок проверки вспомогательной и главной книги.

.

60. Контроль записей в лицевых счетах производится бухгалтерскими работниками, которым поручено ведение этих счетов. При этом проверяется, все ли записи в лицевых счетах обоснованы соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов.

61. Проверка записей в лицевых счетах, производится путем пунктировки сумм записей документов по дебету и по займу с документами, поступившими внутри банка, а также с электронными платежными документами, поступившими из других организаций.

62. Входящие остатки в лицевых счетах проверяются путем сопоставления их с ведомостью остатков по лицевым счетам за предыдущий день.

63. Исходящие остатки лицевых счетов проверяются по ежедневной сальдовой ведомости путем сопоставления:

64. Ежедневный баланс остатков составляется после проводки всех документов по лицевым счетам. Правильность составления ежедневного баланса проверяется равенством итогов остатков активных и пассивных балансовых счетов. Остаток пассивных счетов состоит из остатков счетов обязательств плюс остатки счетов капитала. Остатки основных счетов непредвиденных обстоятельств должны быть равны остаткам контр – счетов.

Баланс подписывается главным бухгалтером и руководителем банка.

65. Руководитель и главный бухгалтер банка персонально отвечают за срыв обслуживания клиентуры, несвоевременное составление баланса и нарушения в организации документооборота, поэтому в случае отсутствия баланса к концу рабочего дня или срыва обслуживания клиентуры в течение рабочего дня банк обязан доложить об этом, а также о принимаемых мерах по устранению допущенных нарушений, вышестоящему банку.

66. Руководитель банка в случае отсутствия баланса, неурегулированных расхождений в учете в течение одного дня необеспечения обслуживания клиентуры, должны принять все необходимые меры для урегулирования недостатков.

При не сообщении, в заданный срок об отсутствии баланса руководитель банка и главный бухгалтер подлежат строгому наказанию вплоть до снятия с занимаемых должностей.

.

Глава III. Исправление ошибочных записей в бухгалтерском учете.

.

67. В главных и вспомогательных бухгалтерских книгах, а также ежедневных балансах и лицевых счетах, никаких исправлений не допускается.

Запрещается производить исправления путем подчисток и поправок сумм, а также при помощи корректирующей жидкости.

68. Перепечатывать лицевые счета и документы, в связи с выявленными ошибками запрещается.

Ошибки в записях, выявленные после заключения операционного дня и составления баланса, должны исправляться обратными записями по тем счетам, по которым сделаны неправильные записи (методом обратным сторно), на основании составляемых исправительных ордеров. Списание со счетов в таких случаях производится без согласия клиентов, о чем необходимо указать в договоре на банковское обслуживание.

69. Исправительные ордера должны составляться в четырех экземплярах, из которых первый экземпляр служит ордером, второй и третий экземпляры являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и займовой записям, а четвертый экземпляр остается в ордерной книжке. Книжка должна храниться у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами.

В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. При этом на обороте четвертого экземпляра ордера отмечается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указывается должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись. Заявления, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, должны храниться в документах при ордерах.

70. В лицевом счете против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, обязательно должна быть сделана отметка «Сторнировано» с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка эта заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя (начальника отдела), подписавшего исправительный ордер.

Пользуясь копиями исправительных ордеров, оставшимися в книжке, главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы. По электронным платежам исправления мемориальными ордерами категорически запрещается.

.

Глава IV. Порядок перенесения учета операций с одного счета на другой и передача счетов другим банкам, а также порядок учета при ликвидации банка.

.

71. В тех случаях, когда требуется перенести учет каких–либо операций с одного балансового счета или со счета непредвиденных обстоятельств (вне–балансовые счета) на другой счет, перечисляется только остаток счета. Имевшие место до перечисления остатка счета обороты остаются без изменения. Порядок оформления закрытия счета изложен в пунктах 33, 34, 35 настоящей Инструкции.

При передаче лицевых счетов в другие банки в связи с открытием нового отделения, при закрытии отделения или по другим причинам, остатки этих счетов перечисляются через корреспондентские счета государственных банков.

Передача счетов оформляется в порядке, аналогичном передаче дел при ликвидации банка в соответствии с указаниями, изложенными в приложении № 7 к настоящей Инструкции.

ЧАСТЬ IV. УЧЕТ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ БАНКА.

Глава I. Операционные расходы банка.

Раздел 1. Общие указания.

.

73. Операционные расходы производятся банком в пределах сметных ассигнований на год, утверждаемых и сообщаемых головным банком.

74. Распорядителем займов по смете операционных расходов является руководитель банка. Руководителю банка предоставляется право приказом по банку передоверить право распоряжения сметными ассигнованиями своему заместителю. Председатель государственного банка приказом может также передоверить первому заместителю право распоряжения ассигнованиями по смете. Однако передоверие права распоряжения ассигнованиями по смете не освобождает председателя банка от установленной законом личной его ответственности за состоянием сметной дисциплины. Расходование средств за счет сметных ассигнований, в том числе и за счет расходов будущих периодов, производится только при наличии на оплачиваемом документе разрешительной подписи распорядителя займов.

75. Сметные ассигнования на операционные расходы действуют по 31 декабря отчетного года включительно. Все расходы, фактически произведенные в истекшем году, должны быть проведены до 31 декабря включительно.

76. Операционные расходы учитываются банками в балансе на соответствующих счетах: «Заработная плата и другие расходы на сотрудников», «Аренда и содержание», «Командировочные и транспортные расходы», «Административные расходы» и т. п. На эти счета относятся только фактически произведенные расходы, оправданные документами.

77. Операционные расходы, произведенные за счет смет будущих лет, учитываются на счете «Предварительно оплаченные расходы».

В частности, на этот счет относятся суммы заработной платы работникам, уходящим в отпуск в конце года, в части, относящейся к следующему году, расходы по выписке газет на будущий год, суммы затрат на капитальный ремонт арендованных зданий, подлежащих покрытию за счет смет будущих лет, и т. п.

В первые дни нового года расходы, относящиеся к этому году, перечисляются со счета «Предварительно оплаченные расходы» на соответствующие счета второго порядка; «Заработная плата»; «Периодические издания книги, газеты»; «Ремонт арендуемых основных средств» на соответствующие счета в государственных банках.

Для выделения в расчетных ведомостях по взносам на государственное социальное страхование (по ф. № 4) выплаченных выходных пособий, на суммы которых отчисления на социальное страхование не производятся, рекомендуется учитывать выплаты этих пособий на отдельных лицевых счетах. При учете выходных пособий на лицевых счетах по статье 1, вместе с остальными расходами, записи по выдаче выходных пособий в этих лицевых счетах следует выделять путем подчеркивания их цветным карандашом.

78. Работник, на которого возложено оформление документов по операционным расходам, принимая для бухгалтерских проводок документы по этим расходам, проверяет:

а) наличие на оплачиваемом документе разрешительной подписи распорядителя займов (если оплачивается сводный документ, как, например, авансовый отчет, — подпись требуется только на сводном документе);

б) наличие необходимого для оплаты данного расхода остатка сметных ассигнований с учетом авансов, числящихся на счете;

в) правильность частных сумм и итогов, указанных в оплачиваемом документе;

г) правильность оформления документа и, в частности, наличие на счетах за услуги надписей соответствующих должностных лиц банка, подтверждающих прием выполненных работ и оказание услуг;

д) наличие на счетах за приобретенные материальные ценности расписок в приеме этих ценностей лицами, ответственными за их сохранность;

е) наличие на документе расписки в получении денег в тех случаях, когда документ был оплачен из подотчетных сумм.

79. Если документ оплачивается в порядке безналичных расчетов, то составляется мемориальный ордер или делается котировка на оплачиваемом документе, заменяющий мемориальный ордер. При наличии сводного документа, например, авансового отчета, котировка делается на сводном документе. Если документ подлежит оплате наличными, то составляется кассовый расходный ордер. На каждом принятом к оплате документе проставляется оттиск штампа «Проведено».

Мемориальные и кассовые ордера подписываются бухгалтером, ведущим учет по внутрибанковским счетам и главным бухгалтером или его заместителем.

.

Раздел 2. Учет операционных расходов.

.

80. Лицевые счета по учету «Заработная плата и другие расходы на сотрудников», «Командировочные расходы» и «Проживание» кроме лицевых счетов по сметным подразделениям, ведутся лицевые счета работников банка по специальной форме.

Заработная плата должна выплачиваться работникам банка только за проработанное время в установленные сроки, два раза в месяц — за первую и вторую половину месяца.

К установленным срокам выплаты заработной платы в лицевых счетах заполняются расчеты за истекшую половину месяца. Расчеты производятся на ПК программным путем, на основании этих расчетов составляется ведомость на выдачу заработной платы.

Заработная плата работникам, уходящим в отпуск, записывается в лицевых счетах и ведомости на отдельных строках по платежным периодам.

81. На общий итог ведомости на заработную плату за первую половину месяца в колонке «К выдаче» выписывается на имя кассира кассовый расходный ордер по дебету соответствующего лицевого счета «Заработная плата». На суммы удержаний составляется мемориальный ордер по дебету этого же счета и займу соответствующего счета удержания.

На основании ведомости за вторую половину месяца вся начисленная сумма заработной платы в последний рабочий день месяца относится в дебет соответствующих счетов, счета первого порядка «Заработная плата и другие расходы на сотрудников» и заем счета «Счета к оплате». Причем сумма итога ведомости в колонке «К выдаче» записывается на отдельный лицевой счет под наименованием «Причитающаяся к выдаче заработная плата за вторую половину месяца». В начале следующего месяца, в день, установленный для выдачи заработной платы за вторую половину истекшего месяца, на имя кассира выписывается кассовый расходный ордер на сумму, числящуюся на указанном выше лицевом счете. Заработная плата, не полученная работниками в назначенный день выплаты, приходуется в конце дня по кассе и зачисляется в заем счета «Счета к оплате» с записью сумм, причитающихся каждому работнику, в сборный лицевой счет «Депоненты по не выданной заработной плате». В крупных банках по усмотрению руководства допускается выплата заработной платы в течение 3 (трех) дней. Остаток аванса кассир должен хранить в порядке, предусмотренном в п. 146 Инструкции «по эмиссионно–кассовой работе, передаче и (или) перевозке денежной выручки и перевозке ценностей в учреждениях банка».

82. Для учета сумм, удержанных при начислении зарплаты, на счете «Счета к оплате» открываются отдельные лицевые счета по каждому виду удержаний, а по удержаниям в пользу третьих лиц — по каждому из них. Удержанные суммы перечисляются по принадлежности в день срока выплаты заработной платы. Суммы, взысканные в пользу отдельных граждан, например, алименты, по согласованию с получателями, переводятся им по почте или перечисляются во вклады в указанные получателем банки. В тех случаях, когда удержанные суммы выплачиваются наличными деньгами, они остаются на счете «Счета к оплате» до явки получателей.

83. В фонд заработной платы включаются все виды заработной платы, начисленные рабочим и служащим.

84. Премии работников банка в соответствии с Положениями об их премировании учитываются на счете — «Льготы для сотрудников».

85. Страховые взносы на социальное страхование и отчисления в установленном размере от фонда оплаты труда в Пенсионный фонд учитываются на балансовом счете «Взносы на социальное страхование». Взносы в органы труда, в Фонд содействия занятости, взносы на страхование здоровья и в другие соответствующие фонды учитываются на счете «Взносы в фонд занятости и в другие соответствующие фонды» на отдельных лицевых счетах. Взносы на страхование имущества, страхование от пожара и другие виды страхования, связанные с хозяйственной деятельностью банка, учитываются на счете — «Страхование».

Начисление страховых взносов производится исходя из установленного тарифа к фонду оплаты труда (доходу) всех категорий работников, на которых распространено социальное страхование.

Начисленные страховые взносы перечисляются за минусом расходов, произведенных на выплату пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, на погребение, выплату пособий на детей, санаторно–курортное обслуживание трудящихся, их семей. В учете подробно отражаются виды расходов, количество дней нетрудоспособности и т. п.

Ежеквартально составляется отчет, — расчетная ведомость по средствам фонда социального страхования с указанием общего фонда всей заработной платы и сумм начисленных взносов и других поступлений, а также сумм, израсходованных на пенсии и пособия по форме приложения № 4 к Инструкции «О порядке начисления и уплаты страховых взносов, расходования и учета средств государственного социального страхования». Такие же отчеты направляются в Пенсионный Фонд, в Фонд занятости и органу труда.

По данным расчетной ведомости производится перерасчет платежей на социальное страхование за квартал. При этом из суммы причитающихся взносов исключаются суммы расходов, произведенных банком за истекший период.

Если в результате перерасчета будет установлена недоплата страховых взносов, то недоплаченная сумма перечисляется вместе с отчетом, если по перерасчету будет причитаться, то на эту сумму уменьшается очередной авансовый платеж.

86. Суммы единовременных пособий на устройство работника и членов его семьи, суточные, стоимость проезда самого работника и членов его семьи, стоимость провоза имущества, а также пособия, выплачиваемые молодым специалистам за время отпуска после окончания высшего или среднего специального учебного заведения, в соответствии с действующим законодательством учитываются на счете «Другие расходы на сотрудников» на отдельном лицевом счете «Перемещение».

87. Расходы по эксплуатации и текущему ремонту автотранспорта, стоимость использованного горючего учитываются на балансовом счете, отдельном лицевом счете «Содержание транспорта и разъезды по городу». Кроме того, по данному лицевому счету учитываются расходы по внутриобластной транспортировке инвентаря отделализованного снабжения.

88. Расходы банка на рекламы и оповещение, канцелярские и офисные принадлежности, расходы на почте, телефон и факс, расходы на периодические издания, книги, газеты учитываются на лицевом счете «Административные расходы» соответственно по счетам второго порядка. Расходы по этим счетам осуществляются в пределах установленных смет Головного банка.

.

Раздел 3. Учет суммы расходов для расчетов с предприятиями связи, и за услуги Главного отдела информатизации.

.

89. Расчеты с предприятиями связи за пересылку банковских отправлений и другие услуги производятся в порядке, установленном Органом связи, на основании заключенных договоров путем перечисления поручением авансов или последующей оплатой счетов предприятий связи, предъявленных за оказанные услуги за месяц или другой период, в зависимости от договоренности сторон.

90. Банки производят плату за услуги ГЦИ 25 числа каждого месяца на основе выставляемых отделом информатизации счетов–фактур.

Предъявленные счета к оплате относятся в дебет соответствующих балансовых счетов главной книги — «Комиссионные расходы и расходы за услуги».

91. Контроль и ответственность за своевременное осуществление платежей и правильность учета возлагается на руководителя и главного бухгалтера, при их отсутствии — на заместителей.

.

Раздел 4. Порядок выдачи и учета подотчетных сумм.

.

92. Подотчетные суммы выдаются со счетов «Командировочные расходы», «Проживание» в меру действительной потребности и должны расходоваться только по прямому назначению: на командировки, на хозяйственные расходы и т. п. Выдача авансов в счет заработной платы запрещается.

Выдача авансов на командировочные расходы производится каждому из командируемых работников непосредственно.

Выдавать авансы на командировочные расходы руководителям групп (бригад) в целом запрещается.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов на наем помещений.

93. Каждый из сотрудников банка, получивших деньги под отчет, обязан представить отчет в израсходовании аванса с приложением оправдательных документов по хозяйственным расходам — не позднее 3 дней со дня получения аванса, а по командировочным расходам — не позднее 3 дней по возвращении из командировки.

Неизрасходованные остатки подотчетных сумм должны без задержки вноситься обратно в кассу банка по выполнении поручения или по возвращении из командировки. В случае отмены поручения, на которое был выдан аванс, выданная под отчет сумма должна быть возвращена немедленно.

94. Выдача нового аванса производится при условии полного расчета по ранее полученному авансу.

Исключение допускается в тех случаях, когда подотчетному лицу, по характеру выполняемых им поручений, необходимо постоянно иметь наличные деньги. Размер неоправданного остатка аванса, при наличии которого может выдаваться новый аванс на пополнение израсходованной суммы, устанавливается руководителями банка.

95. Относимые на соответствующие счета расходы по утвержденным авансовым отчетам проводятся по займу лицевых счетов подотчетных лиц в полной сумме, хотя бы она превышала выданный аванс.

Отчеты в израсходовании авансов по командировкам, законченным в истекшем году, должны проводиться в тот же год.

Отчеты в израсходовании авансов по командировкам, начатым в истекшем году и законченным в новом году, проводятся оборотами нового года.

В остатках на 1 января по счетам подотчетных лиц могут числиться также суммы, в израсходовании которых отчеты еще не могли быть представлены.

.

Глава II. Учет основных средств и нематериальных активов, запаса материалов, капитальных вложений, канцелярских товаров и других принадлежностей (МБП).

Раздел 1. Общее положение.

.

96. Все головные банки должны составлять смету расходов на год с разбивкой по кварталам, в разрезе филиалов, с учетом остатка свободных собственных средств, после вычета всех обязательств банка перед другими банками и клиентами. При этом правление банка имеет право внести соответствующие изменения в смету расходов филиалов и отделений, с учетом их финансового положения.

.

Раздел 2. Учет основных средств и нематериальных активов.

.

97. Основные средства, принадлежащие банку, учитываются в активе баланса банка на счете первого порядка «Банковские помещения, мебель и оборудование», на следующих лицевых счетах второго порядка:

98. Учет стоимости основных средств по вышеуказанным счетам ведется во вспомогательной бухгалтерской книге, на карточках, а также в журнале. На лицевой стороне карточки указываются наименование банка, наименование основных средств, местонахождение и дата приобретения сооружения, номер счета, обороты по займу и дебету и остаток, содержание записи, дата бухгалтерской проводки, подпись контролера и другие реквизиты. На обратной стороне карточки указываются краткая характеристика и техническое состояние объекта.

99. Все основные средства учитываются на балансе по первоначальной стоимости, то есть в сумме затрат по приобретению или постройке, включая расходы по доставке и установке, в национальной валюте.

Начисляется износ основных средств по установленной норме и учитывается соответственно на лицевых счетах:

100. Для удобства учета хозинвентаря каждый предмет, не имеющий фабричный номер, должен иметь отличительный признак, который обозначается путем клеймения несмываемой краской.

Суммы, вырученные от реализации ненужного банку инвентаря, оборудования и других материалов от разборки зданий, сооружений, машин, или стоимость недостающего инвентаря, материалов, взысканная с виновных лиц, относится на счет.

101. При безвозмездной передаче или приеме инвентаря, оборудования, материалов, а также реализации зданий и ненужного инвентаря и списание с баланса зданий, сооружений и инвентаря, пришедших в негодность, стоимость проводится по соответствующим счетам на основании актов приема–сдачи и распоряжения вышестоящих органов.

Транспортные расходы, связанные с передачей (ввозом) основных средств с одного банка в другой, относятся на лицевой счет «Фрахтовые расходы».

.

Раздел 3. Учет запаса материалов.

А. Общие указания.

.

102. Запасы материалов, предназначенные для основной деятельности, а также материалов для капитального ремонта арендованных зданий учитываются на лицевом счете «Неиспользованные канцелярские товары и другие принадлежности», по ценам приобретения, включая расходы по доставке на склад.

В частности, в нем учитываются:

103. По счету первого порядка «Неиспользованные канцелярские товары и другие принадлежности», во вспомогательной книге ведутся следующие лицевые счета: а) на складе; б) у подотчетных лиц, в ремонте и переработке; в) материалы в пути и т. п. на лицевом счете «На складе» учет материалов ведется в количественном и ценностном выражении (по виду и сорту). Наряду с этим склад параллельно ведет сортовой количественный учет на карточках.

На лицевом счете «У подотчетных лиц, в ремонте и переработке» учитываются горюче–смазочные материалы, выданные водителям, а также стоимость других материалов, выданных во временное пользование, в переработку, для ремонта или реализации.

На лицевом счете «Материалы в пути» учитывается стоимость оплаченных, но еще не поступивших в банк материалов.

.

Б. Порядок приемки и оприходования материалов.

.

104. Для получения у поставщиков закупленных материальных ценностей банка выдают доверенности на бланках установленной формы, за подписями руководителя и главного бухгалтера банка, с приложением оттиска печати. Доверенности регистрируются в специальном журнале, в котором должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе журнала делается надпись за подписью главного бухгалтера: «В настоящем журнале пронумеровано листов».

Главный бухгалтер отделения банка следит за соблюдением правил оформления выдачи, использования, возврата неиспользованных доверенностей, а также за получением и оприходованием полученных материалов.

105. Получение грузов, посылок, прибывающих в адрес банка, возлагается приказом на определенного работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности (типовой текст договора приведен в приложении № 9 к настоящей Инструкции).

Доверенность может быть выдана разовая, и на определенный срок не более 3–х лет. При получении груза поверенный работник тщательно проверяет соответствие количества мест, знаков маркировки, указанным в транспортной накладной, состояние тары, упаковки, отсутствие повреждений, следов порчи, а также наличие бирок, пломб и т. д.

106. При обнаружении каких либо, несоответствий составляется акт с участием представителей организации, доставивших груз, и предъявляется претензия. Третий экземпляр акта с претензией направляется поставщику.

Чтобы обеспечить контроль за сохранностью материалов, периодически проводятся проверки остатков материалов по данным бухгалтерского учета и учета на складе. Они осуществляются ежеквартально путем сопоставления данных об остатках материалов на карточках бухгалтерии и склада, а также с фактическим наличием на складе.

Поступающие в банки материальные ценности принимаются ответственным за их хранение заведующим складом (кладовщиком) или другим работником, назначенным приказом руководителя банка. Обязанности и ответственность заведующего складом (кладовщика) указаны в приложении № 10 к настоящей Инструкции.

.

В. Порядок отпуска и учета использования материалов.

.

107. Отпуск со склада материалов и других предметов, учитываемых на счете «Неиспользованные канцелярские товары и другие принадлежности» производится по письменным требованиям. О лицах, которым предоставляется право подписывать эти требования и давать разрешения на отпуск материалов со склада, должен быть издан приказ. Копия приказа вместе с образцами подписей этих лиц передается заведующему складом (кладовщику) и бухгалтерии, работнику, ведущему учет по счету.

Требования на материалы, стоимость которых следует отнести на соответствующие счета, должны иметь разрешительную визу распорядителя, которому предоставлено право подписывать приказом по банку.

Требования на отпуск материалов со склада, составляются в трех экземплярах с указанием в них всех предусмотренных реквизитов, а также номенклатурных номеров, наименование (сорта) количества и назначения требуемых материальных ценностей.

На первых двух экземплярах требований отбирается расписка получателя материалов, и они подписываются кладовщиком, отпустившим материалы.

Второй экземпляр требования, после списания выданных материалов в расход по карточкам складского учета, кладовщик подшивает в хронологическом порядке в свою папку расходных документов, первый экземпляр направляется в бухгалтерию, а третий выдается на руки получателю материалов.

108. При высылке материалов другому банку требования составляются в четырех экземплярах, один из которых вкладывается в посылку, два передаются в бухгалтерию.

На общую сумму требований составляется мемориальный ордер для отражения в учете расхода материалов.

109. Отпуск горючего и смазочных материалов шоферам, а также других хозяйственных материалов лицам, получающим их систематически по определенным лимитам, может производиться без требований, на основании лимитных карт, заведенных на каждого получателя на месяц, где отмечается сумма отпущенных материалов. На основании этих лимитных карт в конце месяца производится списание с баланса.

110. В банке, где нет склада, требования не составляются, в конце месяца составляется ведомость использованных материалов, которая утверждается руководителем банка, и производится списание с отнесением в дебет соответствующих счетов и заем счета «Канцелярские товары и другие офисные принадлежности».

111. По суб–счету «На складе» учет материалов ведется в количественном и ценностном выражении (по виду и сорту).

Во вспомогательной книге ведутся лицевые счета, кроме этого ведется учет на карточках и журналах по видам материалов и подотчетным лицам. На лицевой стороне карточки указываются наименование банка, наименование инвентаря, номер по журналу, номер счета, сумма инвентаря, количество инвентаря, название поставщика инвентаря, дата осуществления бухгалтерских проводок, а также подписи работников бухгалтерии, на обратной стороне карточки указывается имя ответственного лица за инвентарь, количество и сумма инвентаря, местонахождение инвентаря, а также подписи работников бухгалтерии. Карточки размещаются в картотеке по группам однородных предметов. Журнал учета основных средств в конце года не заключается и записи в нем продолжаются и в новом году. Инвентаризация материальных ценностей производится в общеустановленном порядке. Главный бухгалтер банка обеспечивают сохранность паспортов (технических документов) на вычислительную, организационную и другую технику до конца ее эксплуатации. При списании хозяйственных материалов с баланса технические паспорта прилагаются к документам на списание техники.

.

Раздел 4. Учет затрат на капитальные вложения.

.

112. Затраты на строительство могут производиться на основе утвержденных в установленном порядке титульных списков и проектно–сметной документации, а затраты на капитальный ремонт зданий на основе утвержденной сметно–технической документации.

Платежные документы по указанным затратам принимаются банком при наличии ассигнований, надлежаще утвержденной документации и наличия на документах визы о проверке расчета техническим работником и разрешительной подписи распорядителя займов.

По окончании работ по строительству и по мере приобретения основных средств их стоимость относится на счета баланса «Банковские помещения — Здания и другие постройки».

113. Затраты по строительству реконструкции и затраты на приобретение зданий учитываются на счете «Незаконченное строительство». На этот счет также относится стоимость проектно–изыскательских работ по строительству и реконструкции.

114. По окончании работ по строительству или реконструкции произведенные затраты списываются со счета на основании актов приемки законченных объектов. Приемка объектов строительства должна быть оформлена в установленном порядке актом приемной комиссии по законченным объектам.

.

Раздел 5. Учет канцелярских товаров и других принадлежностей (МБП).

 

.115. Малоценные и быстро–изнашиваемые (действующие не более одного года) предметы до передачи в эксплуатацию учитываются на счете — «Малоценные и быстро–изнашиваемые предметы и другие ценности на складе». При передаче в эксплуатацию стоимость предметов относится на расходы банка.

Списание малоценных и быстро–изнашиваемых предметов производится на основании актов, составленных по форме приложения 11 к настоящей Инструкции.

.

Глава III. Инвентаризация материальных ценностей.

Раздел 1. Общие указания.

.

116. Ежеквартально по состоянию на 1 апреля, 1 июля и 1 октября бухгалтерия банка производит сверку количественных остатков отдельных видов материалов (по счету запасов материалов) по карточкам с данными складского учета. Количество и объем инвентаризации устанавливает руководитель банка, исходя из обстоятельств.

117. Проверка фактического наличия нефтепродуктов и продуктов питания должна производиться ежеквартально, сплошная проверка других материальных ценностей, числящихся на соответствующих счетах, производится выборочно по отдельным наиболее ценным предметам по усмотрению руководителя банка. Эта проверка осуществляется кладовщиком, бухгалтерским работником, ведущим эти счета (запасов материалов), и третьим лицом по назначению руководителя банка, причем фактические остатки материалов сверяются с данными складского и бухгалтерского учета.

Результаты проверки наличия материалов фиксируются в акте, составляемом в двух экземплярах (один экземпляр для кладовщика).

Стоимость материалов, пришедших в негодность, взыскивается с виновных или списывается в установленном порядке в убыток на соответствующие счета «Другие беспроцентные расходы».

118. Ежегодно по состоянию на 1 декабря производится проверка наличия (инвентаризация) зданий, сооружений и всего инвентаря.

С этой целью приказом по банку назначается комиссия под руководством руководителя банка или его заместителя (юрисконсульта), в состав которой включается главный бухгалтер или его заместитель и другие лица по усмотрению руководителя. Комиссии поручается проверить наличие и состояние инвентаря, составить опись оказавшихся в наличии предметов и сверить ее с инвентарными карточками–паспортами.

Инвентаризация должна производиться с участием материально–ответственных лиц (завхоза, зав. складом, кладовщика).

119. О результатах проверки наличия инвентаря комиссия составляет акт с приложением указанной в предыдущем пункте, описи. В акте приводится перечень инвентаря, не оказавшегося налицо предметов, пришедших в негодность, а также обнаруженных предметов, не значащихся в инвентарном учете. Акт утверждается руководителем банка, который при его подписании дает письменное распоряжение об урегулировании отклонений. При недостаче инвентаря дебетуется счет «Счета к получению» и заимствуется соответствующие счета основных средств по недостаче. По этому счету открываются отдельные лицевые счета на имя виновных лиц по недостаче, и сумма недостачи взимается в установленном порядке.

120. Если при инвентаризации окажутся предметы, не числящиеся на балансе, они оцениваются инвентаризационной комиссией по рыночной цене и принимаются на баланс в установленном порядке.

121. Проверка наличия инвентаря должна производиться также при смене лица, материально–ответственного за его сохранность.

122. Ежегодно, одновременно с проверкой инвентаря, комиссия по назначению руководителя банка должна проверить наличие всех материальных ценностей, учитываемых на счете «Запасов материалов» по состоянию на 1 декабря, путем сличения их натуры с сортовыми карточками бухгалтерского учета и карточками складского учета. Результаты инвентаризации фиксируются в акте, к которому прилагается опись, оказавшихся налицо материальных ценностей по видам и сортам в сопоставлении с данными складского и бухгалтерского учета.

Оказавшиеся при инвентаризации расхождения складского учета с бухгалтерским должны быть немедленно выяснены и урегулированы, а по выявленным недостачам и излишкам материальных ценностей должны быть произведены обязательно в отчетном году соответствующие бухгалтерские записи на основании утвержденного управляющим акта инвентаризации.

123. При смене заведующего складом (кладовщика) в связи с увольнением, переводом на другую работу или уходом в отпуск также производится полная инвентаризация всех материалов на складе с участием сдающего и принимающего работников, представителя бухгалтерии банка лица, по назначению руководителя банка с составлением приемо–сдаточного акта.

.

Глава IV. Учет сумм, взыскиваемых с должностных лиц банка в порядке материальной ответственности.

Раздел 1. Общие указания.

.

124. В случае недостачи инвентаря и материалов с лиц, ответственных за их сохранность, взыскивается стоимость недостающих предметов по рыночным ценам. Взыскание недостающего имущества, переданного во временное пользование, в случае невозможности обратного получения, производится по ценам (с учетом износа) указанным в договоре о передаче на временное пользование.

По рыночным ценам взыскивается с виновных лиц стоимость испорченных материалов и инвентаря. Факт порчи удостоверяется комиссией, назначаемой приказом руководителя банка, в акте с подробным изложением обстоятельств порчи материальных ценностей и указанием давности их приобретения. Стоимость испорченных предметов, подлежащая взысканию, определяется с учетом их износа до порчи.

125. Выявленные при ревизиях факты списания материалов в количестве, превышающем их фактический расход, если списанных неизрасходованных материалов не имеется в наличии, или факты неполного оприходования поступивших материалов, т. е. оприходования в количестве меньшем, чем фактически было получено, рассматриваются как недостачи.

126. На сумму, подлежащую взысканию за недостачу и порчу инвентаря, финансируются соответствующие счета по лицевому счету «Суммы, взыскиваемые за недостачу инвентаря» и дебетуется лицевой счет «Счета к получению» по лицевому счету виновного лица.

При взыскании недостающей суммы с виновного лица финансируется счет «Счета к получению» с дебетованием счета «Кассовая наличность», если недостающая сумма вносится наличными или путем удержания с заработной платы (с его согласия или по решению исполнительного органа) или путем перечисления с депо счета в государственном банке через корреспондентский счет.

127. Взыскание ущерба, причиненного работниками банка, производится в соответствии с действующим законодательством.

Работники банка несут полную материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине банку в следующих случаях:

1) когда между работником и банком заключен письменный договор о принятии работником на себя полной материальной ответственности за обеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей;

2) когда имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;

3) когда ущерб причинен преступным деянием работника, установленным и вступившим в законную силу решения исполнительного органа;

4) когда ущерб причинен умышленно, или в состоянии наркотического, токсического опьянения;

5) когда в соответствии с законодательством на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный при исполнении трудовых обязанностей;

6) когда ущерб причинен не при исполнении трудовых обязанностей.

128. Главный бухгалтера банка в соответствии с Положением о главных бухгалтерах, а также старшие юрисконсульты обязаны строго следить за своевременным оформлением и передачей в надлежащих случаях оперативно–следственным органам материалов по недостачам товарно–материальных ценностей для взыскания их стоимости с виновных работников банка.

129. Суммы ущерба, подлежащие взысканию с работников банка, проводятся по балансу на основании письменного распоряжения руководителя банка, сделанному не позднее месяца со дня обнаружения ущерба. При превышении ущерба размера среднемесячного заработка работника и отказа возместить добровольно, взыскание производится в установленном порядке.

130. Суммы, подлежащие взысканию с виновных работников по актам ревизий или обследований, проводятся по балансу обревизованного или обследованного банка на основании распоряжения вышестоящего банка, а при отсутствии возражений виновных лиц — немедленно по получении копии акта ревизии или обследования.

Суммы выявленных при ревизиях недостач, проводятся по балансу, если эти недостачи признаны материально–ответственными лицами или имеются решения исполнительных органов о взыскании с материально–ответственных лиц сумм в возмещение этих недостач.

131. Суммы ущерба, не связанного с недостачами материальных ценностей, относятся в дебет счета «Счета к получению» по лицевому счету виновного работника и в заем того же счета «Счета к получению» или «Счета к оплате» по лицевому счету «Суммы, взыскиваемые с работников банка».

На суммы ущерба, по которым виновными работниками возражений не представлено, от виновных отбираются обязательства о погашении. Эти обязательства учитываются на счете непредвиденных обстоятельств — «Средства к получению по претензиям против заемщика» в номинальной сумме и хранятся в кладовой до полного погашения суммы ущерба.

132. При отказе судом во взыскании суммы причиненного банку ущерба, не связанного с недостачей материальных ценностей, сумма списывается по дебету счета «Счета к оплате» и займу счета «Резерв возможных убытков — счета к получению». Списание производится либо по разрешению руководителя банка в пределах предоставленных ему полномочий, либо по разрешению Специализированного Отдела банка.

133. Переплаты по пенсиям, материальная ответственность за которые согласно инструкции о порядке выплаты пенсий, возложена на работников банка, возмещаются бюджету согласно Закону.

.

ЧАСТЬ V. РАСЧЕТНО–ДЕНЕЖНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ И ХРАНЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ.

Глава I. Оформление расчетно–денежных документов.

.

134. Все денежно–заемные, кассовые операции совершаются в банках на основании расчетно–денежных документов и отражаются в бухгалтерском учете.

135. По денежному чеку деньги выплачиваются тому лицу, которое указано в чеке. Передоверие права на получение денег по чеку не допускается. Не допускается выплата денег по именному чеку на имя главного бухгалтера организации или другого работника, подписавшего чек второй подписью, за исключением чеков по счетам специализированных частей, организаций, органов самоуправления, которые не обслуживаются отделализованными бухгалтериями, а также чеков по счетам организаций, у которых в штате нет другого лица, на которое можно возложить получение денег. Это должно быть подтверждено соответствующей надписью владельца счета в карточке с образцами подписей (на следующей строке после образца второй подписи).

136. Владелец счета обязан указывать в тексте расчетных документов, а также на обороте денежных чеков назначение сумм. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя и указываются паспортные данные получателя денег.

Платежные поручения и чеки организаций, подведомственных Службе национальной безопасности, Органу по чрезвычайным ситуациям представляются без указания назначения сумм. Отделения Государственного банка и предприятия связи не указывают на обороте денежных чеков назначение сумм.

Объявления о взносе наличных денег в кассу банка и чеки, как денежные, так и расчетные, должны быть обязательно заполнены от руки чернилами или шариковой ручкой. Наименование владельца счета, номер счета и наименование банка в чеках и объявлениях могут обозначаться штампами.

Чеки для выплаты наличных денег и платежные требования на инкассо принимаются банком в течение 10 (десять) дней со дня их выписки, не считая дня выписки, без исправления даты, обозначенной на документе. При этом платежные требования на инкассо принимаются при реестре, дата которого должна соответствовать дате приема в банк. В платежных поручениях на перевод средств и объявлениях на взнос денег наличными дата документов должна соответствовать дате их сдачи в банк (кроме платежей в бюджет и внебюджетным фондам), если в них указана другая дата, то платежное поручение или объявление заполняется заново.

На документах, составляемых банком, указываются их номера. Порядок нумерации объявлений, а также квитанций к ним, устанавливается главным бухгалтером банка. В тех случаях, когда в приеме денег плательщику выписывается квитанция, в объявлении работником банка проставляются 3 последних знака номера выданной вносителю квитанции.

В выдаваемых банком квитанциях сумма прописью начинается обязательно с заглавной буквы в самом начале строки, свободное место в реквизите «сумма цифрами» и после суммы прописью прочеркивается двумя линиями.

Квитанции в приеме наличных денег должны заполняться только от руки чернилами или пастой шариковой ручки за исключением квитанций, входящих в комплекты бланков, которые заполняются одновременно под копирку.

Документы должны содержать четкое изложение сущности операции.

Каждый документ должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати. Подписи на всех документах должны быть сделаны чернилами или пастой шариковых ручек. Объявления о взносе наличных денег подписываются вносителями. В сводном документе незаполненные отрезные части должны быть прочеркнуты.

Банк отказывает в приеме чека или платежного поручения и не несет ответственности за этот отказ, если документ, подписи, оттиск печати или надписи на нем будут признаны банком сомнительными.

Банк не несет ответственности за выплату денег по утерянному или похищенному чеку, если эта выплата произведена до получения банком извещения владельца счета об утере или хищении чека.

Равным образом банк не несет ответственности за правильность содержащихся в расчетных документах сведений и арифметических расчетов.

Убыток, который произойдет вследствие оплаты чека или платежного поручения с подложными подписями, подложной печатью или с подложным текстом, несет владелец счета, если не будет доказана вина работников банка.

137. Операции могут совершаться по документам, составляемым работниками банка согласно требованиям настоящей Инструкции и инструкций по отдельным операциям, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, и ордера по счетам непредвиденных обстоятельств, мемориальные ордера, распоряжения заемного отдела и др.

138. Для сокращения записей в лицевых счетах по ряду операций составляются сводные ордера. Если к сводному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых составлен этот ордер, в нем делается ссылка на количество приложенных документов.

139. В мемориальных ордерах на частичную оплату платежных требований и поручений, оплату пени, в кассовых ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.

В ордерах на частичную оплату платежных требований и поручений допускается текст содержания операций заменять его условным обозначением — цифрой «2» или «1» соответственно с указанием номера и даты платежного требования или поручения.

140. Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен иметь котировку, т. е. обозначение номеров счетов по дебету и займу, по которым должна быть проведена эта запись.

141. На денежных чеках, расходных кассовых ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, отбираются расписки получателей (чернилами или шариковой ручкой).

Кроме того, на этих документах должны делаться отметки о предъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя. Допускается заполнение этих отметок самими получателями, причем работники бухгалтерии банка, после проверки им предъявленного получателем паспорта или заменяющего его документа, должен проверить правильность заполнения реквизитов этого документа, сличить имеющийся в нем образец подписи с распиской получателя на чеке или расходном ордере. Правильность отметки о документах, удостоверяющих личность получателя, заверяется подписью работника бухгалтерии на чеке или ордере.

142. Документы с исправлениями суммы, наименования клиентов и номера их счетов, хотя бы и оговоренными, являются недействительными и не подлежат приему банком к исполнению.

.

Глава II. Порядок подписания расчетно–денежных документов.

.

143. Расчетно–денежные документы, на основании которых банки производят прием и выдачу наличных денег и других ценностей, и перечисление средств с одних счетов на другие счета в банке, должны иметь подписи должностных лиц банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, на которые дополнительного контроля не требуется, одну подпись работника бухгалтерии.

Подписями указанных работников банка оформляются как те экземпляры документов, которые предназначены для хранения в банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, так и экземпляры, подлежащие приложению к выпискам из счетов, направляемых владельцам последних.

В установленных случаях расчетно–денежные документы снабжаются также переводным ключом, оттиском гербовой печати или печати кассы банка, либо штампом, проставляемым кассовым аппаратом вечерней кассы банка.

Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершаемой операции и правильное оформление документа.

144. Документы, связанные с приемом и выдачей денег и ценностей, в том числе квитанции в приеме денег и ценностей, должны иметь, кроме указанных выше подписей, также подпись кассира, принявшего или выдавшего деньги и ценности.

145. Фамилии кассовых работников, имеющих право подписывать приходные кассовые документы и квитанции на прием денег и ценностей, и образцы их подписей указываются в распоряжениях руководителя банка на специальных бланках.

146. Право единоличного подписания расчетно–денежных документов независимо от их сумм предоставляется работникам бухгалтерии. Это право оформляется распоряжением руководителя банка.

147. По операциям, подлежащим дополнительному контролю, право подписывать расчетно–денежные документы в качестве исполнителей (право второй подписи) имеют без ограничения суммы все бухгалтерские работники, на которых возложено оформление операций в банке.

Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операции на расчетно–денежных документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководитель и главный бухгалтер банка, их заместители и начальники бухгалтерских отделов.

Право контрольной (первой) подписи другим работникам, кроме перечисленных выше, предоставляется отдельным распоряжением руководителя банка.

Предоставление права контрольной (первой) подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций работника бухгалтерии по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками. Право подписи утверждается руководителем банка.

Главный бухгалтер должен выполнять, как правило, только контрольные функции. Исключения допускаются с письменного разрешения вышестоящего банка, а при наличии такого разрешения контроль за выполнением операций, совершенных главным бухгалтером, возлагается на руководителя банка.

148. Работники бухгалтерии (банка), которые подписали какой–либо расчетно–денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот поступок в дисциплинарном порядке. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к установленной Законом ответственности.

149. Образцы подписей должностных лиц, имеющих право контрольной (первой), единоличной или второй подписи на расчетно–денежных документах, даются на специальных бланках. Эти образцы являются распоряжением руководителя банка на предоставление права подписи; они подписываются руководителем и главным бухгалтером банка.

150. В тех случаях, когда производится замена отдельных бухгалтерских работников другими, образцы подписей новых работников даются на бланках. Аннулированные и замененные образцы подписей должностных лиц банка погашаются путем перечеркивания.

151. Главный бухгалтер обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были своевременно переданы под расписку в кассу, операционным и контролирующим работникам. Главный бухгалтер обязан также следить за своевременным погашением образцов подписей лиц, право подписи, которых аннулировано, у тех должностных лиц, которые пользуются образцами в своей работе.

.

Глава III. Бухгалтерская отчетность.

.

152. Банк на основании данных бухгалтерского учета, составляют ежедневный балансовый отчет по форме и объему, установленному Специализированным Отделом банка. Ежедневно по остаткам счетов на конец дня филиалами государственных банков составляется и представляется в областное отделение государственного банка балансовый отчет по счетам второго порядка. Филиалы государственных банков передают по модему отдельным файлом в национальной валюте.

Областные управления государственных банков, проверив полученные балансы, составляют сводный баланс по области по своей системе, представляют в Специализированный Отдел банка, которые сводят баланс в целом по области и сводный баланс по Специализированному Отделу банку, передают по модему по специальной программе, разработанной Специализированным Отделом банка.

Балансы в органе бухгалтерского учета и отчетности сводятся отдельно по государственным, отдельно по Специализированному Отделу банку и составляется консолидированный баланс в целом по Государству. Баланс ЦБ анализируется Органом бухгалтерского учета и отчетности, а баланс государственных банков анализируется Органом освидетельствования и регулирования деятельности государственных банков.

По результатам анализа недостатки рекламируются соответствующим банкам.

153. К формам отчетностей прилагаются:

а) ведомость остатков по счетам «Счета к получению» и «Счета к оплате», «Незаконченное строительство»;

б) ведомость сумм, перечисленных по взаимным расчетам до выяснения. В ведомость также вносится каждая сумма, числящаяся в остатке по счетам «Клиринговые трансакции», «Трансакции в процессе выяснения». При отсутствии остатков по вышеуказанным счетам об этом делается надпись на балансовом отчете.

Каждая из отчетных форм и ведомости должны быть детально рассмотрены и подписаны руководителем банка и главным бухгалтером. Отчетность по кассовым операциям подписывается, кроме того, старшим кассиром или зав–кассой.

154. Территориальные областные управления банка, представляют отчетность соответственно своим банкам и Специализированному Отделу банку.

155. Поступающая в вышестоящие организации бухгалтерская отчетность проверяется, анализируется и на ее основе принимаются необходимые управленческие решения.

При обнаружении расхождений их причины должны немедленно выясняться и урегулироваться в кратчайший срок. Руководитель банка в областях (ежедневно), (ежемесячно) должен рассматривать балансы и заслушивать доклады главного бухгалтера о состоянии бухгалтерской работы, бухгалтерского учета и отчетности в подчиненной организации, а также о ходе устранения выявленных недостатков в этой работе.

156. Состав, содержание и порядок предъявления бухгалтерского годового отчета устанавливается отдельными указаниями банка.

157. Бухгалтерские балансы (в копии) и другие формы отчетов государственные банки представляют Специализированному Отделу банку.

.

Глава IV. Хранение бухгалтерских документов.

.

158. Банк обязан обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников банка; распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

В банке ежедневно после завершения операционного дня банка осуществляется архивирование.

159. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день, как правило, в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. По усмотрению главного бухгалтера допускается формирование мемориальных документов в порядке возрастания номеров финансируемых счетов, а также по пачкам, формируемым для передачи информации на ПК. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету (займу) более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по счетам непредвиденных обстоятельств.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по ссудам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются на клавишной вычислительной машинке, и сумма их сверяется с итогом оборотов в сводке оборотов, исключая обороты по отдельным счетам. Ордера по счетам непредвиденных обстоятельств, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами и помещаются после мемориальных документов в порядке возрастающих номеров счетов непредвиденных обстоятельств, сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходно–расходные ордера счетов непредвиденных обстоятельств, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров.

Документы по счетам непредвиденных обстоятельств также подсчитываются и суммы их сверяются с бухгалтерскими журналами или сводкой оборотов.

160. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

.

Срок хранения ______________________________ Индекс ___________________________________ отделение банка _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Бухгалтерские документы за «___» ____________ 20 __г. Мемориальных документов на сумму _____________________________________________ сумма. _______________

Из них находится в отдельных папках:  по вкладным операциям на сумму _______________________________________________ сумма. ________________ по ссудам, предоставленные физическим лицам _____________________________________________________________ по операциям с драгметаллами и инвалютой _________________________________________________________________ по счетам внутри–банковского значения ___________________________________________________________________ Документов по счетам непредвиденных обстоятельств ________________________ сумма. Из них находятся в отдельной папке по операциям с драгметаллами и инвалютой________________________________________________________________ Всего количество документов ____________________________________________________________________________ сброшюровал и подсчитал ___________________________________________________________ ______________                                                            (подпись)_

С данными бухгалтерского учета сверено _______________________________________________                                                                                         (подпись внутреннего аудита) (подпись гл. бухгалтера или его заместителя) ____________________________________________ _____________________________

При подсчете сброшюрованных документов на клавишной вычислительной машине к ним прилагается лента подсчета, подписанная сотрудником, производившим подсчет. Если документы сформированы по пачкам, их подсчет может производиться по итогам лент подсчета пачек, однако работник, формировавший документы, должен убедиться в том, что в сшиве находятся все документы, по которым произведены за день бухгалтерские операции.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

161. Документы за истекший день должны быть оформлены в указанном выше порядке не позднее, чем на следующий день. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.

Документы, подлежащие более длительному сроку хранения, а также относящиеся к внутрибанковским операциям, должны помещаться в отдельные папки:

Эти документы формируются, как правило, ежедневно. Количество и общая сумма документов заверяется на обложке подписями формировавшего работника, главного бухгалтера или его заместителя, а по кассовым документам — также старшего кассира.

По усмотрению главных бухгалтеров кассовые документы длительного срока хранения могут формироваться отдельно от мемориальных. Допускается также формировать эти документы раз в декаду или в месяц при условии, если до брошюрования они будут помещаться в скоросшиватель и храниться в денежном хранилище или в несгораемом шкафу.

В папку с документами по операциям с основными средствами, операционными и разными доходами и расходами и по другим хозяйственным операциям банка помещаются вместе с мемориальными документами и подлинные документы, проведенные в корреспонденции со счетом кассы, послужившие основанием для составления кассовых ордеров (счета, ведомости на заработную плату, заявления и т. д.).

В банках с небольшим объемом операций допускается по усмотрению руководителя банка документы с длительным сроком хранения формировать по истечении года за истекший год. В таком случае до окончания года эти документы должны подбираться в скоросшиватель и храниться в хранилище или в несгораемом шкафу под ответственностью главного бухгалтера.

При формировании документов с длительными сроками хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и займу каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за данный день, а на обложке папки указывается общая сумма документов по дебету и займу каждого счета, сверенная с данными бухгалтерского учета.

В общие папки мемориальных и кассовых документов помещаются справки, за подписью главного бухгалтера или его заместителя, о суммах документов по дебету каждого балансового счета, приходу и расходу каждого счета непредвиденных обстоятельств, хранящихся в отдельных папках.

162. Работники, на которых возложено хранение документов, обязаны обеспечить полную их сохранность. Они не имеют права допускать кого–либо из других работников к просмотру документов без разрешения главного бухгалтера, его заместителя.

163. Обязательному хранению подлежат:

В хранилище или в несгораемых шкафах:

а) оформленные надлежащими подписями копия годового отчета за истекший год и месячный баланс за последний истекший месяц со всеми приложениями;

б) проверочные ведомости на первое число текущего месяца;

в) действующие лицевые счета по вкладам граждан;

г) кассовые документы за последние двенадцать месяцев;

д) мемориальные документы за текущий месяц;

е) журналы по счетам учета зданий и сооружений, хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

В железных шкафах, сундуках или ящиках в охраняемом помещении:

а) картотеки действующих лицевых счетов (кроме лицевых счетов по вкладам), операционные журналы, книги, карточки с образцами подписей, карточки учета средств, выданных на заработную плату, ведомости по начислению процентов;

б) картотеки действующих и архивных пенсионных листов, и поручений на единовременную выплату пенсий и пособий.

164. Все документы по эмиссионным операциям, послужившие основанием для бухгалтерских проводок по соответствующим балансовым счетам и счетам непредвиденных обстоятельств, хранятся в хронологическом порядке в отдельных папках (делах) и брошюруются в зависимости от количества документов ежемесячно, ежеквартально или раз в год.

В РКЦ Главных территориальных управлений Государственного банка, заводятся две папки. В первой помещаются разрешительные телеграммы на выпуск денег в обращение и подтверждения других организаций о получении денежных билетов и монеты и зачислении их в оборотную кассу. Эта папка хранится в хранилище, а при отсутствии хранилища — в несгораемом шкафу. Во вторую папку помещаются полученные задания на вложение денег в фонды, копии заявок на подкрепление оборотной кассы и другие документы по эмиссионным операциям. Эта папка хранится у главного бухгалтера в несгораемом шкафу.

По усмотрению главного бухгалтера банка при большом объеме эмиссионных операций могут быть заведены дополнительные папки для помещения в них копий разрешительных телеграмм банкам на выпуск денег в обращение, заданий на вложение денег в фонды, подтверждений об их получении и др. Эти папки хранятся в отделе (управлении) денежного обращения в несгораемом шкафу.

165. Заявления клиентов об открытии им счетов со всеми необходимыми документами должны храниться в отдельном деле по каждому клиенту, никаких изъятий документов из таких дел не допускается.

В это же дело помещаются переписка об изменении права подписи и документы, определяющие полномочия на распоряжение счетом, заявления обязательства об открытии ссудных счетов, а также копии распоряжений об открытии счетов. Каждому делу присваивается тот же номер, который присвоен депо счету до востребования.

Хранение документов по юридическому оформлению счетов возлагается на главного бухгалтера или его заместителя. Эти дела должны храниться в запирающихся шкафах. Действующие образцы подписей должны храниться в запирающихся картотеках у операционных работников.

Утратившие силу документы по юридическому оформлению счетов остаются в деле, но перечеркиваются крестообразно и на них делается отметка о замене новыми документами. При замене карточек с образцами подписей один из экземпляров утративших силу карточек помещается в дело по оформлению счета, а остальные экземпляры уничтожаются.

166. Все материалы бухгалтерского учета (мемориальные документы и лицевые счета за истекшие месяцы, сквитованные карточки по МФО и пр.) до сдачи их в архив банка должны храниться в текущем архиве бухгалтерии, оборудованном стеллажами и железными шкафами. Этот текущий архив находится в ведении специально выделенного работника, ответственного за сохранность документов.

Этот же работник должен ведать документами, хранящимися в бухгалтерии в несгораемых и железных шкафах при недостатке мест в хранилище.

167. Справки по документам, хранящимся в хранилище, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии работников, на ответственности которых находятся документы кассы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем. Сотрудник банка, получивший разрешение на наведение справки, должен работать в присутствии кассира или работника, ведающего текущим архивом. Лица, ответственные за документы, обязаны следить за тем, чтобы сотрудники, допущенные для наведения справок, не производили в документах никаких исправлений и надписей.

Выдача мемориальных документов из кладовой и текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены.

168. Изъятие мемориальных документов производится только с разрешения руководителя банка по письменным требованиям исполнительных и следственных органов или вышестоящего банка. Изъятие документов по вкладам допускается лишь по требованиям исполнительных или следственных органов в связи с уголовными делами.

При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия за подписями руководителя банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя организации, для которой изымается документ. В акте или протоколе должно быть точно указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие, и какой именно документ изымается. Второй экземпляр акта или протокола вручается указанному представителю.

На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами.

Если изъятый документ отсылается по почте, акт составляется без подписи представителя организации, приславшей требование об изъятии, и к акту прилагается почтовая квитанция на отсылку документа ценным пакетом по соответствующему адресу.

В случаях одновременного изъятия мемориальных документов за разные даты одного года составляется один акт или протокол на все изъятые документы с включением их перечня. На место одного из этих документов помещается его копия, требование на изъятие и первый экземпляр акта или протокола, а взамен остальных документов остаются их копии с отметкой о месте хранения требования на изъятие.

.

ЧАСТЬ VI. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА, ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ ПО ОТДЕЛЬНЫМ ОПЕРАЦИЯМ.

Глава I. Финансирование капитальных вложений за счет средств бюджета по заемной линии.

.

169. Финансирование государственных отделализованных капитальных вложений инвестиции, направляемые на создание и воспроизводство основных фондов и решений социальных программ, по заемной линии производится за счет средств государственного или местных бюджетов на возвратной и безвозвратной основе.

170. Учет средств переведенных Органом финансов или местными финансовыми органами для финансирования отделализованных капиталовжений по заёмной линии учитываются на счете «Финансирование инвестиции из Государственного бюджета» по срокам.

171. Погашение ссудной задолженности производится до 1–го числа каждого месяца за счет средств, зачисленных на счета «Финансирование инвестиций из государственного бюджета». Контроль за оплатой счетов подрядчиков осуществляется в общеустановленном порядке финансовыми работниками.

.

Глава II. Проведение расчетов через корреспондентские счета государственных банков.

.

172. Корреспондентские отношения между банками — это договорные отношения, согласно которым один банк (банк–корреспондент) хранит депо, принадлежащие другим организациям, и оказывает последним услуги по платежным и другим операциям.

173. Межбанковские расчеты осуществляются через корреспондентские счета, открываемые каждой организации в Государственном банке на счетах «К оплате на корсчет в другие банки — Востро», «К оплате на корсчет в РКЦ — Востро», в организациях — «К получению с корреспондентского счета ЦБРУ — Ностро», также могут открываться корсчета в иностранной валюте в других государственных банках.

174. Операции по корсчетам совершаются в пределах наличия на них средств только на основании представляемых государственными банками платежных поручений.

175. По корсчетам ведутся лицевые счета в 2–х экземплярах, 1 из них является выпиской из корсчета, в банке—владельце счета (государственный банк) и в банке–корреспонденте.

176. Государственный банк должен следить за состоянием корсчетов, не допускать дебетовых остатков по счетам — «К оплате на корсчет в другие банки Востро», — «К оплате на корсчет в РКЦ — Востро».

178. Каждый день до начала работы (с 8.00) производится выверка корреспондентских счетов. Государственные банки обязаны передавать в Отдел расчетов сведения об остатках внутренних корреспондентских счетов, где данные отделений сравниваются с остатками в Отделе расчетов, в случае расхождения, государственный банк не допускается к дальнейшей работе через отдел расчетов, до выяснения и устранения причин расхождения.

.

Глава III. Контроль за использованием бланков строгой отчетности.

Раздел 1. Чековые, квитанционные и вкладные книжки.

.

179. Чековые, квитанционные и вкладные книжки банки получают на основании заявок в головной банк.

Рассылка банку чековых, вкладных и квитанционных книжек производится головным банком, получающими их от печатной фабрики Гознака, через предприятия связи, а также и само–носом.

180. За выдачей чековых книжек, использованием бланков квитанций и других бланков строгой отчетности в банке должен осуществляться строгий контроль, обеспечивающий правильное расходование бланков, а также своевременное и полное отражение в учете их движения.

181. Выдача книжек денежных и расчетных чеков по счетам в банке производится по письменным заявлениям владельцев счетов, на бланке установленной формы за подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом. Одновременно представляется поручение на перечисление стоимости книжки в доходы банка.

В соответствии с заявлением клиента ему может быть выдано одновременно несколько книжек денежных и расчетных чеков по одному счету, причем должна быть соблюдена последовательность номеров чеков.

Выдача чековых книжек производится не позднее следующего дня после получения заявления.

182. Заявление на выдачу чековой книжки представляется в одном экземпляре работнику бухгалтерии, ведущему счет клиента.

Работник бухгалтерии проверяет правильность заполнения заявления, соответствие подписей и оттиска печати на нем с имеющимися у него образцами подписей лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, подписывает разрешение на выдачу чековой книжки и передает заявление вместе с талоном в кассу.

Кассир, получив заявление, проверяет наличие на нем подписей должностных лиц банка, отмечает на заявлении и талоне к заявлению номера чеков выдаваемой чековой книжки (с номера по номер) и передает работнику бухгалтерии чековую книжку вместе с заявлением под расписку на талоне. Талон к заявлению остается в кассе.

Работник бухгалтерии проверяет наличие всех чеков в чековой книжке и, проставив на всех чеках реквизиты, подлежащие обязательному заполнению до выдачи книжки клиенту (наименование владельца счета и, если книжка требуется для одного счета, номер депо счета), записывает номера денежных чеков в карточку с образцами подписей данного клиента и передает вместе с заявлением работнику, контролирующему кассовые расходные операции. Последний выдает книжку под расписку на заявлении, предварительно сверив подпись получателя с образцом его подписи на заявлении.

183. Заполнение обязательных реквизитов в чековых книжках может производиться в отделализованном порядке в кассе. При этом отпадает необходимость получения работником бухгалтерии чековой книжки из кассы, пересчета чеков этим работником и кассиром и учинения их расписок на талоне.

184. При заполнении обязательных реквизитов в чековых книжках работниками бухгалтерии, последним может быть поручена выдача чековых книжек клиентам.

185. Заявления клиентов на выдачу чековых книжек хранятся при расходном ордере, составляемом на общее количество выданных за день книжек.

186. Заготовленные к выдаче чековые книжки, не полученные клиентами в течение 30 дней, погашаются с отметкой на заявлении клиента за подписями руководителя банка, главного бухгалтера и старшего кассира, путем вырезки из чеков, места предназначенного для подписи, и списываются в расход. Номера погашенных денежных чеков вычеркиваются из карточки с образцами подписей. Погашенные чековые книжки прилагаются к расходному ордеру.

187. Квитанционные книжки с бланками квитанций Отдела банка в приеме наличных денег на депо счета и книжки комплектов квитанций, уведомлений и ордеров по приему налоговых и других платежей населения выдаются в начале операционного дня кассиром из кладовой под отчет работникам бухгалтерии в пределах дневной потребности в этих книжках. Выдаваемые книжки снабжаются штампом данного банка. Учет выданных квитанционных книжек ведется кассиром, на ответственности которого эти книжки хранятся, в специальной книге.

188. Каждый работник бухгалтерии после окончания операций и сверки оборотов с кассой отмечает на обложках книжек квитанций и комплектов количество и три последних знака номера использованных и испорченных квитанций.

Испорченные квитанции, а также комплекты погашаются путем крестообразного перечеркивания.

189. В бухгалтерии банка на основании записей в книге составляется расходный ордер на все выданные из кассы книжки в течение дня.

190. Контроль за использованием бланков осуществляется в следующем порядке.

Бухгалтерским работником по поручению главного бухгалтера ведется книга учета использования бланков квитанций, где указывается фамилия операционного работника, вид квитанции, сколько получено, сколько израсходовано, сколько испорчено, какой остаток и подпись работника и главного бухгалтера или ответственного работника учета.

Ежедневно в этой книге ведущий ее работник заполняет графу «получено» на основании записей в специальной книге и расходного ордера по счетам «Непредвиденных обстоятельств». Графа «Израсходовано» заполняется на основании справки приходного кассира или сводной справки со сведениями на ее обороте о количестве документов, по которым выданы квитанции. Кроме того, основанием заполнения графы «Израсходовано» является приходные ордера на ценности и документы, в приеме которых вносителям выдаются квитанции. Графа «Испорчено» заполняется после полного использования квитанционной книжки на основании предъявленных работниками бухгалтерии погашенных испорченных квитанций, записанных на обложке этой книжки.

Расходный ордер по счету «Непредвиденных обстоятельств», справки, приходные ордера, а также квитанционные книжки вместе с книгой учета их использования, передаются главному бухгалтеру или его заместителю для проверки правильности записей в книге.

191. Не полностью использованные квитанционные книжки после проверки записей в книге учета их использования, а также испорченные квитанции из этих книжек возвращаются работникам бухгалтерии для хранения до следующего дня вместе с учетными материалами, находящимися под их ответственностью, в железных шкафах или ящиках.

Обложки полностью использованных квитанционных книжек и относящиеся к ним испорченные квитанции прилагаются к расходному ордеру по счету учета бланков строгой отчетности.

192. Если в тот день не было оборотов по расходу указанного счета, обложки использованных квитанционных книжек с испорченными квитанциями подшиваются после других расходных ордеров по счетам «Непредвиденных обстоятельств». Главный бухгалтер при заверке надписи на обложке кассовых документов за день должен убедиться, что в них находятся обложки всех квитанционных книжек, использование которых закончено в течение данного дня, и бланки испорченных квитанций, номера которых отмечены на этих обложках.

193. Наличие неиспользованных бланков квитанций, числящихся за каждым работником бухгалтерии по книге учета, проверяется периодически по усмотрению главного бухгалтера и обязательно на 1 число месяца, о чем делается отметка в книге.

194. Бланки комплектов квитанций и книжки денежных чеков выдаются отделениям Государственного банка по их разовым доверенностям, которые хранятся в документах дня при ордерах по счету «Другие счета непредвиденных обстоятельств» на выдачу этих бланков. Выданные отделениям Государственного банка бланки списываются в расход по счету с одновременным оприходованием их по счету «Ценные бумаги в качестве залогового обеспечения». При поступлении подтверждения о получении бланков, последние списываются в расход по этому счету. Использование этих бланков Государственным банком Отдел банка не учитывает и не контролирует.

195. Бланки вкладных книжек ежедневно выдаются кассой авансом бухгалтеру, ведущему лицевые счета по вкладам, по письменному требованию за подписью главного бухгалтера или его заместителя под расписку на этом требовании.

Ежедневно по окончании операций вкладные книжки, выданные вкладчикам, списываются в расход. Расходный ордер подписывается контрольной подписью главного бухгалтера или его заместителя, который сверяет количество списываемых в расход книжек с количеством открытых за день лицевых счетов вкладчиков. Неиспользованные вкладные книжки сдаются кассиру, который возвращает бухгалтеру его расписку в получении книжек авансом.

.

.

Утверждено Председателем всемирного верховного совета–совета безопасности

.

.

.

*******.

.

.

.

.

.ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

ПОЛОЖЕНИЕ О ГЛАВНЫХ БУХГАЛТЕРАХ БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЫ.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

.

1. Настоящее Положение распространяется на главных бухгалтеров банка.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель банка. Руководитель обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и службами, работниками банка, имеющими отношение к учету требований главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

2. Главные бухгалтера обеспечивают организацию бухгалтерского учета в банке и контроль за рациональным, экономным использованием материальных и финансовых ресурсов, сохранностью собственности.

Главный бухгалтер банка назначается на должность и освобождается от должности руководителем банка, а при наличии вышестоящего банка по согласованию с его руководителями и директором департамента (начальником управления) бухгалтерского учета и отчетности (главным бухгалтером) и подчиняется непосредственно руководителю банка, а по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, порядка и методики осуществления контроля — главному бухгалтеру вышестоящего банка. Главный бухгалтер государственного банка утверждается заключением комиссии Отдела банка о профессиональном соответствии, на основании рассмотрения пакета учредительных документов государственного банка.

3. Возглавляемая главным бухгалтером бухгалтерия банка является его самостоятельным структурным подразделением и не должна входить в состав какого–либо другого подразделения.

4. На должность главного бухгалтера банка назначаются лица, имеющие высшее специальное образование и стаж работы по данной специальности.

В исключительных случаях на должность главного бухгалтера может быть назначено лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него стажа бухгалтерско–финансовой работы на руководящих должностях в банке не менее 5 лет.

5. Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, который подлежит утверждению руководителем банка. Копия этого акта направляется в вышестоящий банк. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производится при участии представителя вышестоящего банка. Примерная схема акта сдачи–приема дел главными бухгалтерами приведена в приложениях № 12 и № 13 к настоящей Инструкции.

6. На главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности, а также обязанности руководителя банка при временном его отсутствии. Ему запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно–материальные ценности для банка.

7. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь, и т. п.) права и обязанности главного бухгалтера переходят к его заместителю, а при отсутствии последнего — к другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по банку.

8. В соответствии с статьей 20 Закона «О банке и банковской деятельности» служащий банка может работать по совместительству в другом месте с согласия правления банка.

.

II. ОБЯЗАННОСТИ ГЛАВНЫХ БУХГАЛТЕРОВ.

.

9. Главный бухгалтер, осуществляя организацию бухгалтерского учета на основе установленных правил его ведения, обязан обеспечить:

10. Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать:

а) соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно–материальных ценностей;

б) правильность расходования Фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

в) соблюдение установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарно–материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;

г) взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение заемной задолженности, соблюдение платежной дисциплины;

д) законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

11. При наличии в составе банка самостоятельной финансовой службы на главного бухгалтера возлагаются обязанности по учету финансовых, расчетных и заемных операций и контролю за законностью, своевременностью и правильностью оформления этих операций.

12. Главный бухгалтер обязан активно участвовать в подготовке мероприятий, предупреждающих образование недостач и незаконное расходование денежных средств и товарно–материальных ценностей, нарушения финансового и хозяйственного законодательства. В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписки, использование средств не по назначению и другие нарушения и злоупотребления) главный бухгалтер докладывает об этом руководителю банка для принятия мер.

13. Документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно–материальных ценностей, а также заемные и расчетные обязательства подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицами ими на то уполномоченными. Предоставление права подписания документов этим лицам должно быть оформлено приказом по банку.

Указанные выше документы без подписи главного бухгалтера или лиц, на то уполномоченных, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению материально–ответственными лицами и работниками бухгалтерии данного банка.

14. Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно–материальных и других ценностей.

В случае получения от руководителя банка распоряжения совершить такое действие главный бухгалтер, не приводя его в исполнение, в письменной форме обращает внимание руководителя на незаконность данного им распоряжения. При получении от руководителя письменного распоряжения или второй подписи на документе, главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенной операции несет руководитель банка, который обязан о принятом им решении немедленно в письменной форме сообщить руководителю вышестоящего банка.

Руководитель вышестоящего органа, получивший указанное сообщение, срочно рассматривает его и принимает соответствующее решение, о чем извещает руководителя банка.

Разногласия между главным бухгалтером и руководителем банка разрешаются руководителем вышестоящего банка.

.

III. ПРАВА ГЛАВНЫХ БУХГАЛТЕРОВ.

.

15. Главный бухгалтер устанавливает служебные обязанности для подчиненных ему работников с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение. Работники других подразделений и служб, занятые бухгалтерским учетом, по вопросам организации и ведения учета и отчетности подчиняются главному бухгалтеру.

16. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб банка.

За невыполнение или нарушение указаний главного бухгалтера, вытекающих из осуществления возложенных на него обязанностей, виновные в установленном порядке могут лишаться по распоряжению руководителя банка премий полностью или частично, а в необходимых случаях привлекаться к ответственности в установленном законом порядке.

Подразделения и службы банка:

За несвоевременное, недоброкачественное оформление и составление этих документов, задержку передачи их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов, отражающих незаконные операции, ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы. Списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов и которым предоставляется право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером.

17. Назначение, увольнение и перемещение материально–ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других) производятся по согласованию с главным бухгалтером.

18. Приказы и распоряжения об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате и о премировании предварительно рассматриваются и визируются главным бухгалтером.

19. Главный бухгалтер имеет право:

а) требовать от руководителя банка принятия мер по обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля;

б) проверять в структурных подразделениях соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно–материальных и других ценностей;

в) давать предложения о снижении размеров премий или лишении премий.

20. Руководитель банка обязан оказывать всемерное содействие главному бухгалтеру в исполнении им обязанностей и использовании прав, предусмотренных настоящим Положением.

Любые попытки преследования главного бухгалтера за исполнение этих обязанностей и использование прав должны решительно пресекаться, а виновные в этом лица — привлекаться к строгой ответственности.

.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ГЛАВНЫХ БУХГАЛТЕРОВ.

.

21. Главный бухгалтер несет ответственность в случаях:

а) неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

б) принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно–материальных и других ценностей; за исключением случаев, предусмотренных в Приложение № 10 настоящего Положения;

в) несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам, расчетов с дебиторами и заимодателями;

г) нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

д) составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии;

е) других нарушений нормативных актов по организации бухгалтерского учета.

22. Главный бухгалтер несет наравне с руководителем банка ответственность:

а) за нарушение правил и положений, регламентирующих финансово–хозяйственную деятельность;

б) за несвоевременное взыскание денежных начетов с должностных лиц;

в) за нарушение сроков представления ежедневных, месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов, и балансов соответствующим органам;

г) за законность и за сохранность информации, отраженной в балансе банка и платежных документ, проведенных через систему электронных платежей, и за правильную ежедневную архивацию.

23. Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность главных бухгалтеров определяется в соответствии с действующим законодательством.

При этом дисциплинарное взыскание на главного бухгалтера может налагаться в порядке подчиненности соответствующим вышестоящим банком.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ БУХГАЛТЕРСКИХ РАБОТНИКОВ БАНКА.

Обязанности работника бухгалтерии.

1. Соответствующая обработка расчетно–денежных документов, принятых от клиентов и сотрудников банка, по счетам, ведущимся работником бухгалтерии.

Проверка возможности перечисления или выдачи наличных денежных средств или других ценностей по предъявленному документу исходя из состояния счета, с которого должны быть списаны средства (имеется ли достаточный свободный остаток средств на депо счете с учетом имеющихся к данному счету претензий и установленной очередности платежей).

2. Проверка всех поступающих расчетно–денежных документов с точки зрения законности операций и соответствия их правилам заимствования и расчетов, а также соответствия характеру деятельности данного клиента, предусмотренной его уставом (положением).

В частности, указано ли в тексте документа целевое назначение платежей (кроме допускаемых исключений), соответствует ли операция как по дебету, так и по займу счетов характеру деятельности клиента, по счету которого она проводится, и целевому назначению данного счета;

имеются ли ссылки на номера и суммы товарно–транспортных или заменяющих их документов в платежных требованиях, платежных поручениях и расчетных чеках на оплату товаров и услуг; ссылки на дату соглашения о расчетах периодическими платежами в платежных поручениях, имеются ли разрешительные надписи руководителя банком или уполномоченного им лица на документах по выдаче ссуд и регулированию ссудных счетов.

3. Проверка соответствия всех документов условиям заимствования.

Проверка правильности оформления чеков, платежных и инкассовых поручений, платежных требований и приложенных к ним товарно–транспортных или заменяющих их документов:

4. Проверка правильности оформления представленных клиентами справок о начисленной заработной плате. Контроль за выдачей средств в пределах установленного размера, ведение учета средств, выданных на заработную плату. Контроль при выдаче средств клиентам на заработную плату за соблюдением сроков выплаты заработной платы по графику, за перечислением сумм налогов, удержанных из заработной платы рабочих и служащих, а также платежей по государственному социальному страхованию.

5. Проверка по образцам подписей других бухгалтерских работников, начавших операции, и в необходимых случаях подписей соответствующих контролирующих работников на поступающих от них документах, а также правомерность исправлений в них номеров лицевых счетов и правильность оформления таких исправлений. Проверка соответствия характеру операций форм документов, поступающих от других операционных работников, в частности, не дается ли для проводки по займу счетов, не предусмотренных правилами оформления данных операций справок вместо копий соответствующих документов (платежных требований, платежных поручений, мемориальных ордеров и т. д.).

6. Проверка по образцам подписей кассиров на поступивших из кассы приходных документах.

7. Регистрация в соответствующих карточках номеров денежных и расчетных чеков, выданных клиентам в установленном порядке и проверка их сроков действия.

8. Подписание документов, принятых к исполнению и составленных самим исполнителем.

9. Ведение карточек расчетно–денежных документов, учитываемых на счетах непредвиденных обстоятельств.

10. Списание со счетов клиентов сумм в оплату имеющихся к ним претензий в установленные сроки с соблюдением действующей очередности платежей.

11. Ведение картотек инкассовых документов по обслуживаемым клиентам.

12. Установление сроков оплаты документов, оплачиваемых в порядке инкассо с предварительным акцептом, а также установление сроков валютирования в необходимых случаях на документах, используемых при международных расчетах.

13. Начисление комиссии за выполняемые валютные операции по поручениям иностранных банков и клиентов, сумм возмещений по расходам за международные телеграфные и почтовые отправления, а также сумм пени и процентов по просроченным срокам оплаты документов или погашения ссуд.

14. Проверка правильности записей в лицевых счетах.

Правильность отражения записей в лицевых счетах производится по дебету счета по подлинным документам, послужившим основанием для этих записей, по займу по поступившим электронным копиям.

15. Оформление приложений к выпискам, выдача выписок из лицевых счетов через абонентские ящики, непосредственно клиентам или передача их в экспедицию для отсылки клиентам.

16. Перечисление в установленные сроки остатков депо суб–счетов.

17. Подбор и хранение лицевых счетов за текущий месяц и своевременность сдачи в текущий архив.

18. Составление установленной отчетности по выполняемым операциям.

19. Исполнение писем и рекламаций клиентов и других организаций по выполняемым операциям и обслуживаемым клиентам.

20. Соблюдение графика документооборота и графика обслуживания клиентов.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

ПРИМЕРНЫЕ УКАЗАНИЯ О РЕЖИМЕ РАБОЧЕГО ДНЯ БУХГАЛТЕРСКИХ РАБОТНИКОВ В БАНКЕ

.

1. Для обеспечения равномерной операционной нагрузки и ускорения документооборота в банке разрабатываются графики документооборота и обслуживания клиентуры.

В этих графиках предусматривается конкретное время прохождения документов по всем участкам их обработки с таким расчетом, чтобы не допускать накопления неоформленных документов в течение рабочего дня.

При составлении графика учитывается следующее:

2. Для обеспечения равномерного поступления документов от основных клиентов банка разрабатываются и согласовываются с клиентами графики их обслуживания. В графики включаются те предприятия, которые находятся в одном населенном пункте с банком и посещают банк ежедневно.

3. Граждане и представители клиентов, не включенные в график, должны обслуживаться в течение всего операционного дня по мере их явки в банк:

4. В отделениях банка с численностью бухгалтерского аппарата до 5 человек (включая главного бухгалтера и его заместителя) документооборот и внутрибанковский контроль организуется с учетом следующих особенностей.

Обязанности между бухгалтерскими работниками в маленьких банках рекомендуется распределять примерно следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

ПРИМЕРНЫЕ УКАЗАНИЯ О ПОСЛЕДУЮЩИХ ПРОВЕРКАХ БУХГАЛТЕРСКОЙ РАБОТЫ В БАНКЕ

 

.1. Проверке подвергаются, как правило, действующие в главной и вспомогательной книгах лицевые счета, инкассовые документы, карточки учета средств, выданных на заработную плату, дела с планами финансирования капитальных вложений, а также расчетно–денежные документы по операциям последних перед проверкой дней. К документам за более раннее время проверяемого периода, проверяющий обращается в тех случаях, когда на данном участке работы выявляются серьезные недостатки, по которым требуется выяснить, в течение какого периода они допускались, к каким последствиям привели и какие меры надо принять для ликвидации этих последствий.

Во всех случаях проверяющий обязан тщательно разобраться в характере замеченных нарушений действующих правил совершения операций и установить причины этих нарушений.

2. Проверки работы отдельных работников бухгалтерии, операционных бригад, групп или отделов должны производиться со всесторонним охватом всех их функций и обязанностей.

Наряду с этим, рекомендуется производить тематические проверки выполнения определенных однородных обязанностей всеми бухгалтерскими работниками банка, а также проверки выполнения отдельных указаний Отдел банка, в особенности вновь поступивших указаний.

Ниже приводятся примерные указания об объеме и методах проверок отдельных участков бухгалтерской работы.

По усмотрению руководителя и главного бухгалтера банка, объекты проверки могут быть расширены, а охват проверки углублен в отношении отдельных работников и участков работы, требующих особого внимания, в связи с наличием серьезных недостатков, отмеченных предыдущими проверками, а также ревизиями и обследованиями.

3. Проверяющий обязан немедленно принимать меры для устранения выявленных недостатков. Как правило, они должны устраняться в процессе проверки. Участки, на которых выявлены существенные недостатки, следует через некоторое время, не позднее чем через 1–1,5 месяца, проверять повторно, чтобы проконтролировать исполнение указаний по предыдущей проверке и установить, не повторяются ли те нарушения, которые имели место ранее.

4. Проверка работы бухгалтерских работников операционных бригад, групп или отделов.

До начала проверки работы отдельного работника бухгалтерии, операционной бригады или отдела (группы), проверяющий должен установить операционную нагрузку на этом участке и определить, нормален ли ее объем по сравнению с нагрузкой других работников и средней нагрузкой по банку в целом; выяснить, использованы ли все возможности для механизации выполняемой на данном участке работы; рационально ли организованы рабочие места; обеспечено ли своевременное прохождение документов, в соответствии с установленными графиками документооборота и обслуживания клиентов; заключение операций и окончание рабочего дня.

По книге, ведущейся для записи распределения счетов между отдельными исполнителями, устанавливается наличие штампов, лицевых счетов и картотеки, числящихся за данным работником, имеются ли у него или нет не записанных за ним в этой книге, а фактически имеющихся штампов, счетов и т. д. (такая проверка может производиться и как тематическая, и по банку в целом). Имеются ли образцы подписей других бухгалтерских, а также кассовых работников.

Обязательно производится проверка соответствия данных вспомогательной книги с главной книгой по счетам, ведущимся данным исполнителем на любую дату.

Сверка производится путем пунктировки остатков всех лицевых счетов с сальдовыми ведомостями. Предварительно проверяющий должен убедиться, что все подсчитываемые лицевые счета, подлежащие регистрации, записаны в книге регистрации, что по счетам бессрочных депо, имеются дела юридического оформления, открытые ссудные лицевые счета известны заемному отделу, а открытие бюджетных счетов обосновано заявлением на открытие счета.

Ежемесячно производится сплошная проверка правильности оформления исправлений ошибочных записей в бухгалтерском учете. Эта проверка осуществляется по находящимся у работников бухгалтерии лицевым счетам за истекший месяц, а также по не выданным клиентам выпискам из лицевых счетов.

Проверка работы отдельных работников бухгалтерии, операционных бригад, отделов (групп) производится в соответствии с указаниями, помещаемыми ниже.

5. По депо, ссудным и другим счетам:

а) правильность юридического оформления всех действующих депо, ссудных и др. счетов. Все ли необходимые документы имеются в делах по юридическому оформлению счетов и правильно ли они оформлены. Имеются ли по всем счетам, с которых могут оплачиваться платежные поручения, чеки и другие расчетно–денежные документы, надлежащее оформленные образцы подписей, зарегистрированы ли в них номера выданных чеков;

б) правильность приема к исполнению расчетно–денежных документов, проверяется как путем наблюдения за работой исполнителя, так и по лицевым счетам и мемориальным и кассовым документам (документы берутся за 3–4 дня). При расчетах между хозорганами в порядке постоянных платежей проверяется наличие копии их соглашения о таком порядке расчетов (кроме организаций, состоящих на бюджете, которыми копии соглашений в банк не представляются).

Особенно внимательно следует проверять соблюдение целевого назначения счетов.

Вместе с тем проверяется, не допускалось ли не разрешенного законом авансирования, не имелось ли дебетовых остатков по пассивным счетам.

Затем проверяются правильность оформления и подписания документов клиентом и работниками банка;

в) все ли документы выписаны на утвержденных бланках в соответствии с установленными правилами банка по данной операции;

г) нет ли признаков исправлений и дописок в обозначении сумм и соответствуют ли суммы цифрам, суммам, повторенным прописью, если такое повторение требуется; д) прочеркнуты ли свободные места в чеках во избежание дописок;

е) имеются ли на документе установленные подписи и оттиск печати и соответствуют ли они заявленным образцам;

ж) соответствуют ли номера оплаченных денежных чеков номерам, зарегистрированным в карточке с образцами подписей;

з) правильно ли сделаны отметки на именных чеках и расходных ордерах о предъявлении паспорта получателя;

и) имеются ли на них расписки в получении денег и ценностей, соответствуют ли номера предъявленных к оплате расчетных чеков номерам, зафиксированным в регистрационной карточке чековых книжек данного клиента.

При проверке документов одновременно проверяется:

а) осуществление старшим по должности работником банка дополнительного контроля по тем операциям, по которым такой контроль установлен, а также контроля главным бухгалтером или его заместителем операций, подлежащих проверке ими;

б) погашения задолженности по ссудам или перечисления ее на счет просроченных ссуд;

закрытия заимствования и перечисления по назначению их неиспользованных остатков;

в) правильность оформления представляемых предприятиями и организациями справок о начислении заработной платы, а также осуществления контроля за выдачей средств в пределах утвержденного фонда заработной платы. Справки берутся за квартал по 3 — 5 клиентам. Сверить данные в справках с записями в карточках учета средств, выданных на заработную плату, а также соблюдение сроков выплаты заработной платы по графику;

г) правильность оформления и подписания выписок из лицевых счетов и приложений к ним, одновременно проверяются доверенности на получение выписок, по которым выписки получают лица, не имеющие права подписывать денежно–расчетные документы по счету, и наличие распоряжения руководителя банка о выдаче выписок без расписок получателей;

д) правильность ведения картотеки срочных обязательств по выданным ссудам, соответствие итога обязательств остаткам лицевых счетов, а также правильность оформления обязательств.

По просроченным ссудным счетам сверяется с остатком задолженности наличие просроченных обязательств;

е) соблюдение очередности оплаты претензий и полнота использования средств на погашение претензий с депо счетов, выборочно заявки на бронирование средств для выплаты заработной платы, разрешение на выдачу средств на неотложные нужды в данном квартале;

ж) правильность подсчета процентных чисел, начисления процентов и своевременность проводки их по счетам в установленные сроки.

Правильность записи сумм процентов по дебету и займу соответствующих лицевых счетов проверяется по всем счетам за проверяемый квартал;

з) правильность подбора и хранения лицевых счетов за текущий месяц проверяется путем полистного просмотра лицевых счетов;

и) правильность и своевременность составления отчетности по всем показателям банка (по ссудам, по депо, по доходам и расходам банка и др.);

к) соблюдение графика документооборота и графика обслуживания клиентов. Проверяющий должен путем наблюдения в течение нескольких дней убедиться в соблюдении графика документооборота, выяснить причины задержек прохождения документов и принять меры к устранению этих задержек.

6. По кассовому исполнению государственного бюджета:

а) при сверке вспомогательной книги с главной книгой проверяется правильность обозначения в номерах данных лицевых счетов вместо сметных подразделений бюджетной классификации условных номеров органов, ведомств в соответствии со справочником доходов;

б) правильность совершения операций по возврату налогов и других доходов — проверяется не менее чем за месяц со сличением дебетовых записей в лицевых счетах по доходам с чеками налоговых органов. На выдержку проверяется полнота и правильность выдачи или зачисления возвращаемых сумм доходов на соответствующие счета согласно чекам или поручениям налоговых инспекций;

в) по каждому счету по специальным средствам или сумм по поручениям проверяется наличие разрешения финансовых органов или вышестоящей организации на открытие счетов по специальным средствам и сумм по поручениям, а также выдача средств с этих счетов по целевому назначению, согласно указаниям в разрешениях.

7. По среднесрочным и долгосрочным займам, предоставленным хозяйствующим субъектам, а также индивидуальным заемщикам:

а) одновременно со сверкой вспомогательной книги с главной книгой проверяется соответствие остатка ссудного счета сумме обязательств (по данным заемного работника) и не превышает ли задолженность индивидуальных заемщиков открытых им займов;

б) соответствие задолженности по долгосрочным ссудам обязательствам;

в) по данным срочных обязательств либо внесистемного учета сроков платежей предприятий, организаций и колхозов, а также лицевых счетов индивидуальных заемщиков проверяется, своевременно ли взыскиваются срочные платежи по ссудам, а невнесенные платежи перечисляются, на счет просроченных ссуд;

г) по документам за проверяемый квартал на выдержку устанавливается:

д) правильность составления статистической отчетности по операциям долгосрочного заимствования. Проверяется путем сопоставления соответствующих показателей копии отчетности на последнюю отчетную дату и лицевых счетов, на основании которых заполняются эти показатели.

8. По заимствованиям, депо счетам уполномоченных и счетам невыплаченных переводов:

а) законность открытия заимствований в банке поставщика. Соблюдены ли условия и порядок оформления заимствований. Правильно ли установлены сроки закрытия заимствований, своевременно ли закрываются неиспользованные остатки заимствований. Правильно ли производятся платежи с заимствований. Своевременно ли даются ответы на запросы по заимствованиям;

б) правильность юридического оформления всех депо счетов уполномоченных организаций.

Необходимо также проконтролировать по депо счетам уполномоченных за весь проверяемый период, не зачислялось ли на них других средств, кроме переводимых теми предприятиями и организациями, которые командировали уполномоченных;

в) наличие при лицевом счете по переводам уполномоченным, которым депо счета не открываются (на документе, послужившем основанием для зачисления перевода), заверенных главным бухгалтером или его заместителем отметок о дате и номере представленного командировочного удостоверения или маршрутного листа с указанием, кем выдан этот документ и на какой срок.

Правильно ли, в соответствии с назначением переводов, производились безналичные перечисления за счет переведенных средств. Правильность оформления выплаты переводов.

9. Своевременное урегулирование сумм на счетах «Клиринговые счета»:

а) своевременность урегулирования и посылка запросов по суммам, отнесенным на счета. Документально проверить зачисления и списания сумм с этих счетов и законность операций, проведенных через эти счета;

б) своевременность выполнения запросов и рекламаций.

10. Тематические проверки.

Рекомендуются следующие темы проверок состояния отдельных участков бухгалтерской работы по банку в целом (круг тематических проверок может быть расширен):

При тематических проверках следует руководствоваться изложенными выше указаниями по проверке работы работников бухгалтерии.

При проверке законности и правильности оформления операций просматриваются все мемориальные и кассовые документы за определенную дату по усмотрению главного бухгалтера (не менее чем за 3 дня в месяц). Предварительно проверяющий должен убедиться, правильно ли сброшюрованы мемориальные и кассовые документы и сверить указанную на обложке сумму документов со сводкой оборотов. Устанавливается, правильно ли оформлена лицевая сторона обложки папки, приложена ли к папке лента подсчета документов на суммирующей машине, подписана ли она сотрудником, производившим подсчет; пронумерованы листы мемориальных и кассовых документов.

Путем просмотра мемориальных и кассовых документов проверяется законность и правильность оформления операций, руководствуясь теми же указаниями, что и при проверке работы работников бухгалтерии, операционных бригад и отделов (групп).

При проверке архивной работы выясняется, своевременно ли передаются документы в архив, правильно ли оформлены архивные описи. Не нарушается ли установленный порядок хранения документов в архиве выдачи их для наведения по ним справок, соблюдается ли порядок хранения архивных документов, по которым установлены более длительные сроки хранения.

11. Оформление и рассмотрение результатов проверок.

Все произведенные проверки регистрируются в специально открываемой для этого книге, в которой указывается:

а) фамилия и должность проверявшего и фамилии работников на этом участке;

б) проверенный участок;

в) время проведения проверок;

г) объем проверки;

по каким балансовым счетам проверялись вспомогательные книги, какие другие материалы использовались при проверке, за какие дни рассматривались мемориальные и кассовые документы — на выдержку или все полностью;

д) результаты проверки (указывается номер справки или пишется, что замечаний нет);

е) подпись проверявшего;

ж) подпись руководителя и главного бухгалтера об ознакомлении с результатами проверки.

В случае обнаружения операций, выполненных с нарушением действующих правил, недостатков в документообороте, ведении учета и прочих упущений в работе проверяющим составляется отдельная справка с указанием в ней наименования проверенного участка, фамилий исполнителей, объема проверки, времени ее проведения и подробным освещением результатов проверки. В справке следует привести конкретные факты неправильных операций и других упущений в работе с указанием причин недостатков. При указании объема проверки в отдельной справке эти данные в книге регистрации последующих проверок не повторяются.

Справка подписывается проверявшим и работником проверенного участка. На справке делается отметка за подписями руководителя и главного бухгалтера банка о рассмотрении справки и принятых мерах для устранения отмеченных недостатков.

12. Планирование проверок.

Последующие проверки должны производиться по плану, составляемому на каждый квартал, утвержденному руководителем банка. В этом плане предусматриваются участки, подлежащие проверке в данном квартале, и время проведения проверок.

При составлении плана проверок следует учитывать какие участки были обревизованы или обследованы за последнее время, а также, на каких участках ревизиями, обследованиями или предыдущими проверками выявлялись серьезные недостатки и необходима повторная проверка.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

УКАЗАНИЯ О ПОРЯДКЕ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ И ЛИКВИДАЦИИ БАНКА

1. По получении указания Специализированного Отдела банка о реорганизации или ликвидации банка следует провести аудиторскую проверку деятельности банка за период с последней проверки до дня начала реорганизации или ликвидации.

Одновременно приказом Специализированного Отдела банка назначается представитель, участвующий в ликвидационной комиссии, кандидатура ликвидатора утверждается общим собранием акционеров.

2. В реорганизуемом или ликвидируемом банке на видном месте вывешиваются объявления о дате прекращения деятельности банка, условиях работы ликвидационной или реорганизационной комиссии, а также о представлении клиентами согласия другого банка о принятии его счета на обслуживание с указанием банка и номера счета в принимаемом банке.

По истечении установленного срока закрывается корреспондентский счет в Отделе расчетов и открывается счет ликвидному в Расчетно–кассовом отделе ГБ на балансовом счете «Другие депо до востребования» или по решению Специализированного Отдела банка в государственном банке на балансовом счете — «Другие депо до востребования». Операции ликвидации осуществляются через корсчет соответствующего банка.

3. Комиссия начинает свою работу со сдачи наличности операционной кассы, ценностей, документов и бланков строгой отчетности Специализированному Отделу банку. При этом денежные билеты, монет и другие ценности проверяются.

В акте приема–сдачи указывается наименование ценностей, их наличие в сопоставлении с данными кассовой книги и баланса. К акту прилагаются ведомости остатков вспомогательной бухгалтерской книги по балансовым счетам и счетам «Непредвиденных обстоятельств», на которых учитываются передаваемые ценности, за исключением обязательств по ссудам (по счету непредвиденных обстоятельств).

Одновременно передаются книги учета бланков строгой отчетности, а также книги и карточки учета по счетам, отражающим наличие ценностей и документов, хранящихся в кассе банка.

4. Должностные печати для опечатывания кассы (хранилище), гербовая печать банка и все другие имеющиеся штампы и печати, согласно альбому их оттисков, передаются для уничтожения в установленном порядке по отдельному акту.

5. Банку по выбору клиентов и с согласия банка производится передача остатков депо счетов до востребования и дел по юридическому оформлению счетов, по ведомости с указанием номеров счетов, наименования владельцев суммы остатков (с начислением процентов) и количество листов в деле по юридическому оформлению счетов.

6. Остатки ссудных счетов и срочные обязательства, просроченные ссуды и резервы возможных убытков по ссудам передаются по отдельной ведомости с указанием номеров счетов, наименование клиентов, символы отраслевой отчетности, причитающая ставка с начала года.

Одновременно передаются по описи платежные документы, находящиеся в картотеке, в которой указываются наименования и номера счетов клиентов, номера документов, наименование получателей средств, сумма документа и срок оплаты.

7. Остатки вкладов граждан передаются по ведомости с указанием номеров счетов, фамилии, имя, отчество, адрес, данные паспорта (если есть) сумма вклада и суммы начисленных денежных средств до конца года.

8. При реорганизации банка компьютеры, оборудование, хозяйственный инвентарь и другое имущество, числящееся в составе основных средств, а также малоценный и быстроизнашивающийся инвентарь передаются по ведомости с указанием инвентарных (фабричных) номеров предметов и их наименования, количества, цены за единицу и балансовой стоимости. По зданиям и сооружениям, кроме того, указывается место их нахождения и наименование передаваемого документа на право владения имуществом.

Одновременно передаются инвентарные карточки при журналах, сверенные с записями в журнале, и документы на право владения зданиями и машинами. Документы на имущество, регистрируемые в местных органах, должны быть перерегистрированы принимающим банком в этих органах на свое имя.

9. Остатки строительных и хозяйственных материалов, учитываемых на балансовых счетах, передаются по ведомости, в которой указываются номера лицевых счетов, наименование материалов, количество или вес, цена за единицу и сумма.

Одновременно передаются карточки складского и бухгалтерского учета материалов, сверенные между собою.

В ведомостях на передаваемое имущество и другие материальные ценности, выводятся итоги по отдельным балансовым счетам, на которых учитываются эти ценности, и указывается соответствие их данным баланса.

10. На день передачи составляются в двух экземплярах баланс и ведомости передачи остатков лицевых счетов по вспомогательной книге по всем счетам в установленной форме.

В этих ведомостях под заголовками указываются номера и наименования балансовых счетов и счетов непредвиденных обстоятельств, выводятся итоги по каждому балансовому счету, или счетам непредвиденных обстоятельств, сверенные с балансом.

К ведомостям должны быть приложены передаваемые лицевые счета и другие материалы вспомогательной книги.

11. Лицевые счета по счетам передаются при ведомостях, в которых приводится перечень открытых сумм с указанием итога остатка по балансу. Вместе с ведомостью передается относящаяся к нему переписка.

12. На передачу остатков дебиторской и финансовой задолженности составляется ведомость с указанием номеров лицевых счетов, наименования дебитора или заимодателя и его адреса, суммы задолженности, ее характера и документов, передаваемых в обеспечение задолженности. По каждой сумме дебиторской задолженности в ведомости даются пояснения о мерах, принятых для ее взыскания, и положении дел со взысканием долга.

Вместе с ведомостью передается переписка по урегулированию числящихся на этих счетах сумм.

13. Передача остатков по балансовым счетам производится по ведомостям, составленным применительно к отчету «Отчет о прибылях и убытках».

14. Остатки по счету «Другие счета непредвиденных обстоятельств» передаются по ведомости, в которой указываются номера лицевых счетов, наименование должника, характер задолженности, сумма задолженности и меры, принимаемые к взысканию. Одновременно передаются документы, обеспечивающие задолженность, и вся переписка по ее взысканию.

15. Передача остатков по счету непредвиденных обстоятельств производится по описям с приложением переписки по этому счету.

16. Книжки с бланками квитанции передаются по описи с указанием типографических номеров.

17. Находящиеся в архиве дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению в установленном порядке до сдачи дел. Документы и дела за предыдущие годы, срок хранения которых не истек, передаются по описям и оформляются актом в соответствии с указаниями Специализированного Отдела банка «Правила ведения архивной работы в системе банка».

18. Дела по финансово–расчетному обслуживанию каждого хозоргана передаются по отдельным актам.

19. При ликвидации банка ликвидационной комиссией передача счетов клиентов и других материалов производится в порядке, предусмотренном в п. п. 2 — 7.

20. Основные средства — здания, машины, оборудование, хозяйственный инвентарь, стройматериалы и другие активы реализуются по цене, обеспечивающей максимальное удовлетворение требований заимодателей.

21. После погашения всех обязательств банка, оставшаяся сумма на корсчете распределяется между учредителями согласно действующему законодательству.

22. По окончании деятельности банка ликвидатор составляет заключительный отчет и баланс, который подписывается членами ликвид–кома и утверждается Специализированным Отделом банка.

23. После утверждения отчета и ликвидационного баланса банк исключается из государственной книги регистрации организаций.

24. Архив ликвидированного банка, включая документы по операциям ликвидационный комиссии, сдается в государственный архив, в установленном порядке, по месту нахождения банка.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

ТИПОВОЙ ДОГОВОР О ПОЛНОЙ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

В соответствии с «Трудовым законодательством», письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием, учреждением и организацией с работниками (достигшими 18–летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне, утвержденном в установленном порядке.

.

В целях обеспечения сохранности материальных ценностей, принадлежащих________________________ _______________________________________________________________________________

(наименование предприятия, учреждения, организации)

руководитель или заместитель руководителя организации _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

именуемый в дальнейшем «администрация», выступая от имени предприятия, учреждения, организация с одной стороны, и работник ___________________________________________________________________

(цеха, отдела, участка, секции, склада и т. п.)

___________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

именуемый в дальнейшем «работник», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1.Работник, занимающий должность __________________________________________________________

(наименование должности) или выполняющий работу

_______________________________________________________________________________ (наименование работы) непосредственно связанную _______________________________________________________________________________ с наименованием, обработкой, продажей (отпуском), _______________________________________________________________________________ перевозкой или применением в процессе производства переданных ему ценностей)  принимает на себя полную материальную ответственность за обеспечение сохранности вверенных ему предприятием, учреждением, организацией материальных ценностей, и в связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданным ему для хранения или для других целей материальным ценностям предприятия, учреждения, организации и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать администрации организации обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему материальных ценностей;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно–денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенных ему материальных ценностей;

г) участвовать в инвентаризации вверенных ему материальных ценностей.

2. Администрация обязуется:

а) создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы обеспечения полной сохранности вверенных ему материальных ценностей;

б) знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный организации, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применении в процессе производства переданных ему материальных ценностей;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию материальных ценностей.

3. В случае необеспечения по вине работника сохранности вверенных ему материальных ценностей определение размера ущерба, причиненного предприятию, учреждению, организации и его возмещение производятся в соответствии с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.

5. Действие настоящего договора распространяется на все время работы с вверенными работнику материальными ценностями предприятия, учреждения, организации.

6. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, из которых первый находится у администрации, а второй — у работника.

.

Адрес сторон договора:	Подписи	сторон договора:
Администрации Работника	.	Администрации Работника
Дата заключения договора	.	Место печати

ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАВЕДУЮЩЕГО СКЛАДОМ (КЛАДОВЩИКА) БАНКА

1. В круг обязанностей заведующего складом (кладовщика) входит:

а) своевременный прием материальных ценностей;

б) хранение материалов, оборудования, инвентаря и прочих материальных ценностей;

в) отпуск материальных ценностей (по усмотрению руководителя на кладовщика могут быть возложены также получение, упаковка и отправка материальных ценностей);

г) наблюдение за запасами материалов;

д) количественный учет материалов на складе и своевременное представление в бухгалтерию установленных документов;

е) количественный учет находящихся на складе бланков;

ж) сверка фактических остатков материальных ценностей по их количеству с данными складского и бухгалтерского учета;

з) хранение учетных карточек и других документов в установленном порядке;

и) наблюдение за исправным состоянием помещений склада;

к) наблюдение за исправностью и за производством своевременного ремонта весов, рабочего инвентаря и инструментов;

л) поддержание в складе и кладовых надлежащей чистоты и порядка;

м) соблюдение правил противопожарной охраны и производственной санитарии на складах;

н) обеспечение исправности запоров и закрытие складов в нерабочее время.

2. Все поступающие на склад или в кладовую материальные ценности должны быть заведующим складом (кладовщиком) немедленно осмотрены и оприходованы в тот же день согласно установленной документации.

3. Прием материальных ценностей должен производиться заведующим складом (кладовщиком) путем тщательной проверки количества и качества этих ценностей в полном соответствии с сопроводительными документами (счетами–фактурами, транспортными документами и т. д.) в присутствии лица, доставившего эти ценности на склад, и компетентного представителя общественности, назначенного руководителем банка из числа лиц, утвержденных решением организации труда.

4. Материалы должны храниться в закрытых помещениях. Громоздкие и навалочные материалы (лес, дрова, уголь и т. п.) могут храниться на открытых местах (огражденных забором) с соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

5. Хранение горючих, смазочных и москательных материалов должно производиться в специально приспособленных помещениях, территориально обособленных от других складов.

6. Все материалы должны распределяться и укладываться в помещениях склада с таким расчетом, чтобы достигалась полная гарантия сохранности их количества и качества, и чтобы в то же время не было затруднено производство складских операций по приему, хранению, отпуску и проверке наличия материальных ценностей.

В частности, заведующий складом (кладовщик) при размещении и хранении материалов должен руководствоваться следующим:

а) укладка однородных материалов должна производиться с таким расчетом, чтобы одноименные материалы не находились в разных помещениях склада;

б) все места хранения материалов в складе (отделения, ряды, стеллажи, полки, гнезда, ящики и пр.) должны быть занумерованы и к ним, а также к предметам оборудования, прикреплены номенклатурные ярлыки или таблички с указанием номенклатурного номера и наименования материала, его размера, сорта и единицы измерения;

в) принятые на склад материалы немедленно после их приема должны быть рассортированы по роду, сортам, размерам и другим признакам и уложены в постоянные, заранее установленные, места их хранения;

г) одноименные материалы, поступившие на склад в разное время, должны быть размещены в такой последовательности, чтобы удобно и легко было отпускать материалы, в порядке поступления на склад;

д) наиболее ходовые, громоздкие и тяжеловесные материалы должны храниться ближе к выходу, чтобы приемка, отпуск и транспортировка их производились без задержки и с наименьшей затратой времени и сил;

е) материалы, могущие оказать влияние на качество других материалов, должны храниться отдельно;

ж) материалы, подлежащие осмотру представителем общественности, а также материалы, подлежащие возврату поставщикам вследствие недоброкачественности, должны храниться отдельно от остальных материалов, и отпуск их воспрещается;

з) материальные ценности, бывшие в употреблении и подлежащие реализации, следует хранить обособленно от материалов, предназначенных для хозяйственных целей банка.

7. Отпуск материальных ценностей со склада должен производиться по документам, указанным в Инструкции. До отпуска этих ценностей заведующий складом (кладовщик) обязан сверить подписи на требованиях с имеющимися у него образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать требования на отпуск материальных ценностей. При отпуске материалов представителям отделений банка следует обязательно отбирать от получателя доверенность на право получения материалов, оформленную подписями управляющего и главного бухгалтера и печатью отделения.

По документам на отпуск материалов, неправильно или неполно оформленным, или подписанным лицами, не имеющими права подписи, и по неправильно оформленным доверенностям, а также без документов и по распискам отдельных лиц отпуск материалов воспрещается.

8. Заведующий складом (кладовщик) обязан систематически вести наблюдение за запасами материалов на складах и периодически докладывать руководителю банка обо всех длительно лежащих без движения материальных ценностях.

9. Заведующий складом (кладовщик) обязан все документы по операциям склада за каждый день оформлять и записывать в карточки складского учета в день совершения операций. Записи в карточках должны производиться чернилами или шариковой ручкой по каждому отдельному приходному или расходному документу с обязательным выведением остатка на следующий день после записи всех операций за данный день.

10. Все документы по расходным операциям за день после записи в карточки складского учета заведующий складом (кладовщик) обязан сдавать в бухгалтерию банка до 14 часов следующего дня под расписку, оставляя у себя вторые экземпляры этих документов.

11. Ежеквартально заведующий складом (кладовщик) обязан совместно с бухгалтерией банка сверять остатки всех видов материалов по карточкам с данными учета бухгалтерии.

12. В тех случаях, когда при сверке остатков будут выявлены расхождения в записях карточек с данными учета бухгалтерии, все такие расхождения должны быть немедленно отрегулированы. При этом все исправления следует производить в установленном порядке (неправильную запись зачеркнуть чернилами или шариковой ручкой таким образом, чтобы зачеркнутое можно было прочесть, а правильную запись сделать над зачеркнутым также чернилами или шариковой ручкой с учинением соответствующей оговорки и подписи лица, исправившего ошибку).

13. В вопросах учета и отчетности заведующий складом (кладовщик) подчиняется главному бухгалтеру соответствующего подразделения банка.

14. При инвентаризации материальных ценностей заведующий складом (кладовщик) обязан:

а) производить операции по приему и отпуску материалов в соответствии с распоряжениями инвентаризационной комиссии;

б) присутствовать при производимых инвентаризационной комиссией осмотре и проверке материалов;

в) давать инвентаризационной комиссии все требуемые сведения и объяснения по вопросам хранения материалов, а также по расхождениям с данными бухгалтерского учета;

г) обязательно скреплять своей подписью все ведомости и акты инвентаризации.

15. По окончании инвентаризации склада заведующий складом (кладовщик) обязан произвести в карточках складского учета дополнительные записи на основании тех документов, которые будут ему переданы бухгалтерией.

16. Заведующий складом (кладовщик) несет полную ответственность, если по его вине банк потерпит какие–либо убытки из–за несвоевременной приемки грузов или вследствие небрежной приемки и браковки материалов, а также за все недостачи, допущенные по его вине вследствие порчи, брака, провеса и просчета, в результате бесхозяйственного хранения, неправильной выдачи, а также нарушения правил охраны и противопожарных правил.

О материальной ответственности заведующего складом (кладовщика) с последним заключается договор по форме, приведенной в приложении № 9.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

.

«УТВЕРЖДАЮ»

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ (наименование банка) _______________________________________________________________________________ (подпись руководителя)

.        «___» __________20__ г.

АКТ

на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов, канцелярских товаров и других принадлежностей

.

«___»__________20__ г. комиссия в составе: председателя _______________________________________________________________________________ и членов _______________________________________________________________________________ .

(указать должности и фамилии)

назначенных приказом (распоряжением) _______________________________ от «___»__________20__ г. №________________

произвела осмотр нижеперечисленных малоценных и быстроизнашивающихся предметов и нашла их непригодными для дальнейшего использования и подлежащими списанию.

 

№ п/п	Наименование предметов	Дата приобретения	Инвентарный номер	Балансовая  стоимость	Техническое состояние и характер обнаруженных дефектов	Заключение комиссии (уничтожить путем сжигания, использовать для хознужд, реализовать в качестве утиля)
1.	.	.	.	.	.	.
2.	.	.	.	.	.	.
3.	.	.	.	.	.	.
и т.д.	.	.	.	.	.	.

.

Подписи  Председатель комиссии  Члены комиссии

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА акта сдачи–приема дел главными бухгалтерами отделений банка.

В акте сдачи–приема дел отражается наличие и состояние следующих документов и бланков:

1) Телеграфный код — инструкция по применению шифра и таблица (шифра) переводного ключа;

2) книги регистрации открытых лицевых счетов;

3) мемориальных документов за текущий год;

4) документов по расходам на содержание аппарата управления и других документов, хранящихся в отдельных папках за текущий год;

5) ежедневных и месячных отчетов за текущий год и лент подсчета остатков по лицевым счетам за последний месяц;

6) годового отчета за истекший год;

7) динамических тетрадей по статистической отчетности и копий этой отчетности за текущий год;

8) актов ревизии кассы за текущий год;

9) копий исправительных ордеров за текущий год;

10) книги с записями распределения счетов между бухгалтерскими работниками и передачи при их смене штампов, лицевых счетов других материалов;

11) журналы регистрации последующих проверок отдельных участков бухгалтерской работы за период после последней ревизии и справок о выявленных при этих проверках недостатках в работе;

12) паспортов на вычислительные техники;

13) актов последней ревизии и докладных записок по проверке бухгалтерской работы отделения;

14) систематического указателя руководящих материалов Специализированного Отдела банка и дополнений к нему;

15) комплектов инструкций и других директивных указаний Специализированного Отдела банка, а также действующих разъяснений вышестоящих органов;

16) описей на сданные в архив материалы, срок хранения которых к моменту сдачи–приема дел не истек, в частности, — описей на сдачу годовых отчетов за последние 10 лет, а также мемориальных документов по вкладным операциям, ссудам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, лицевых счетов по вкладам граждан, а также лицевых счетов по заработной плате рабочих и служащих банка.

Сохранность годовых отчетов и перечисленных выше материалов должна быть проверена принимающим в натуре;

17) описей на текущий архив и на документы, хранящиеся в операционных частях.

Кроме того, в акте отмечаются прием и передача ключей от кладовой и хранилищ резервных фондов, должностной печати для опечатывания кладовой, а также штампов и печатей, используемых в бухгалтерской работе, согласно альбому их оттисков.

К акту сдачи–приема дел прилагаются:

а) баланс на день сдачи–приема дел;

б) акт ревизии кассы и ценностей кладовой;

в) акт ревизии резервных фондов;

г) акт проверки состояния бухгалтерской работы с характеристикой состояния использования имеющихся вычислительных машин и средств оргтехники;

д) отчет о прибылях и убытках на день сдачи–приема дел;

е) штатное расписание с указанием фактического штата (должностей и окладов);

ж) перечень нереальных ко взысканию сумм дебиторской задолженности с исчерпывающей характеристикой по каждой сумме;

з) перечень неисполненных жалоб, рекламаций и запросов клиентов, а также других организаций;

и) перечень передаваемых дел с перепиской по бухгалтерской работе (в частности, переписка по эмиссионным операциям);

к) именной список бухгалтерских работников с указанием стажа работы и с отметкой об использовании очередного отпуска за текущий год.

18) Документы строгой отчетности банка по описи.

Пояснения и замечания по этим материалам даются в тексте акта сдачи–приема дел.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА акта сдачи–приема дел главными бухгалтерами территориальных управлений банка.

1. Списочный и наличный состав работников отдела бухгалтерского учета и отчетности (главной бухгалтерии) в сопоставлении с утвержденным штатом (к акту прилагается именной список с отметкой об использовании очередного отпуска за текущий год).

2. Перечень служебных обязанностей специалистов отдела бухгалтерского учета и отчетности (главной бухгалтерии).

3. Список подчиненных отделений банка с указанием даты последней проверки (обследования).

4. Выполнение плана работ текущего квартала.

5. Выполнение отделом учета и отчетности (главной бухгалтерией) предложений по последней ревизии или проверке (дается перечень невыполненных предложений с указанием установленных сроков исполнения).

6. Укомплектованность подчиненных банка главными бухгалтерами и их заместителями.

7. Состояние работы по годовому отчету: закончена ли переписка по годовым отчетам подчиненных отделений банка, выполнены ли указания Правления Специализированного Отдела банка по сводному годовому отчету. Если прием дел производится после 1 января до отсылки сводного годового отчета, в акте указывается ход поступления, проверки, рекламирования и сводки отчетов. Кроме того, в акте указывается наличие материалов сводного бухгалтерского годового отчета управления Специализированного Отдела банка в соответствии с установленными сроками их хранения.

8. Своевременность поступления, проверки и рекламирования бухгалтерской и статистической отчетности, а также отчетности по кассовому исполнению Государственного бюджета отделений агентств за истекший месяц (по каждому виду отчетности).

9. Состояние учета и отчетности по эмиссионным операциям в управлении Специализированного Отдела банка.

10. Состояние счетов в управлении Специализированного Отдела банка по данным их бухгалтерской отчетности (к акту прилагаются перечень нереальных к взысканию сумм, числящихся по счетам, а также перечень застарелых неурегулированных сумм по остальным счетам с пояснениями по каждой из них).

11. Состояние счетов по МФО в Отделах расчетов управлении Специализированного Отдела банка.

12. Состояние работы по рассмотрению ходатайств о списании сумм в убыток или о снятии с учета (к акту прилагается перечень ходатайств, находящихся в управлении банка с указанием дат поступления их в управление).

13. Наличие неисполненных рекламаций, запросов и претензий клиентов.

14. Соответствие наличного запаса таблиц шифра (переводного ключа), а также инструкции (по применению шифра переводного ключа) при совершении операций, данным их учета.

15. Наличие комплекта инструкций и других директивных указаний Правления Специализированного Отдела банка.

16. Состояние исполнения сметы расходов на содержание аппарата управления на последнюю отчетную дату.

17. Характеристика организации работы по проверке и сводке статистической отчетности в управлении. Наличие утвержденного начальником управления графика прохождения проверки и сводки статистической отчетности. Выполнение этого графика. К акту прилагается перечень передаваемых дел и материалов. Кроме того, к акту прилагается за подписью сдающего перечень показателей по бухгалтерской работе и краткая характеристика состояния бухгалтерской работы каждого подчиненного данному управлению отделения, операционного отдела.

.

.

.