ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ
АРХИВНОЙ
РАБОТЫ
В БАНКЕ
Настоящие Правила разработаны в соответствии с Законодательными актами “Об архивах”, “О Центральном банке”, “О банке и банковской деятельности” и устанавливают порядок ведения архивной работы, хранения документов и использования их в банке.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Делопроизводство и ведение учета документов, а также создание архивов осуществляется на основании инструкции о делопроизводстве и другими нормативными документами.
1.2. Ответственность за осуществление архивных дел и делопроизводства, и их совершенствование возлагается на руководителя банка. На основании письменного распоряжения руководителя банка ответственность может возлагаться на главного бухгалтера или его заместителя. Это не освобождает управляющего банка от общей ответственности.
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА.
2.1. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется банковский архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения документов, могут создаваться архивы следующих видов:
а) архив, хранящий документы только одного банка;
б) центральный архив, хранящий документы центрального аппарата, а также документы организаций, непосредственно подчиненных данному банку.
2.2. Главными задачами банковского архива являются:
а) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен Законом «Об архиве» и другими нормативными документами;
б) обеспечение сохранности, правильного учета, качества обработки, отбора и эффективного использования документов, хранящихся в архиве;
в) организация документов в делопроизводстве банка, а также осуществление проверок и руководство в организации архивных документов.
2.3. Основными функциями банковского архива являются:
а) в соответствии с указаниями в пунктах 3.48–3.53 настоящих Правил, принимает на хранение документы структурных подразделений банков;
б) учитывает и обеспечивает сохранность принятых дел и документов;
в) подготавливает и передает документы на государственное хранение;
г) осуществляет или организует ежегодное составление и представление разделенных по годам сводных описей дел постоянного хранения;
д) оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства учреждений (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в банковский архив;
е) информирует руководство о составе и содержании документов архива, по поручению руководства банка осуществляет выявление документов;
ж) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
з) участвует в специальной экспертной комиссии для рассмотрения разделенных по годам сводных перечней документов, по которым должен составляться акт на дела, которые отобраны для уничтожения в связи с истечением сроков хранения;
и) осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве банка;
к) участвует в разработке нормативно–методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
л) участвует в проведении учебных занятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства.
2.4. Центральный архив банка участвует в организации и осуществлении контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.
3. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ.
3.1. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки к передаче в банковский архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями «Основных правил архивов касающиеся ведомств» и настоящих Правил.
3.2. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства банка и структурных подразделений при методической помощи и под контролем работника банковского архива.
3.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
а) отбор или переплет дела;
б) нумерацию листов в деле;
в) составление заверительной надписи дела (Приложение 1);
г) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 2);
д) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия банка, указание индекса и даты в заголовке дела и др.)
3.5. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подшивке (переплет) дел, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).
3.7. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.) эти документы складываются в конверт, который затем подшивается в эти дела. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.
3.8. В конце каждого дела подшиваются личные бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях – бланки форм для внутренней описи документов дела.
3.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дела, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой (порядковой) нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.
Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.10. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
3.11. Специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
3.12. Сложенный лист разворачивается и пронумеровывается в правом верхнем углу. Вместе с тем, лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.13. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.14. Подшитые в дело конверты нумеруются с вложенными документами; при этом вначале нумеруются конверты, а затем очередным номером каждый вложенный документ в конверте.
3.15. Подшитые в дело документы с личной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять личную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
3.16. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве, проводится их пере–нумерация. При пере–нумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их банковским архивом к передаче на государственное хранение, допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
3.17. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется по установленной форме.
3.18. Запрещается выносить заверительную надпись на обложке дела или на чистой оборотной стороне листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа–заверителя, он наклеивается на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
3.19. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
3.20. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дел:
а) наличие пропущенных номеров и литерных номеров, указанных в документе;
б) номера листов с наклеенными документами, вырезками из газет, документов;
в) номера крупноформатных листов;
г) номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
3.21. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием фамилии, имени, отчества, должности и даты составления.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (подтверждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующие документы.
3.22. Для учета документов постоянного и временного хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, составляется внутренняя опись документов дела.
Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией и положениями по поведению делопроизводства в учреждении.
3.23. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подкладывается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
3.24. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются со ссылками на соответствующие документы внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.25. Обложки дел постоянного, временного хранения и по личному составу оформляются следующим образом.
На обложке дела указываются:
а) наименования банка и вышестоящей организации, которой банк непосредственно подчинен;
б) наименование структурного подразделения;
в) индекс дела;
г) номер дела по описи дел;
д) заголовок дела;
е) аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особые ценные документы);
ж) дата дела (тома, части);
з) количество листов в деле;
и) срок хранения дела;
к) архивный шифр дела.
3.26. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы и кодов государственного архива и банка.
3.27. При оформлении обложки дел наименование банка указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования банка, которому он непосредственно подчинен (также в именительном падеже). Если банк или его вышестоящие органы имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.
3.28. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел банка. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких дел (частей), то на обложку каждого дела (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого дела (части).
3.29. На обложке дела обязательно указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за …год (ы)».
3.30. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких дел (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
3.31. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, собраний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.
3.32. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются цифрами, название месяца пишется словами.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, дата или ее отдельные элементы заключаются в скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
Датой личных дел, являются даты подписания приказов о приеме на работу и об увольнении с работы лица.
3.33. В обложке дела являются обязательными указание количества листов в деле. Они проставляются на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно»).
3.34. В соответствии с основными правилами архивов касающиеся ведомств, на все завершенные в делопроизводстве банка дела постоянного и временного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу, составляются описи дел.
3.35. Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно–справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
3.36. Описи составляются отдельно на:
а) дела постоянного хранения;
б) дела временного хранения;
в) дела по личному составу и иные однотипные дела;
г) дела, состоящие из специфических, характерных только для данного банка;
д) служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
3.37. В делопроизводстве описи указанных категорий дел, составляются на дела каждого структурного подразделения банка, заведенные в каждом календарном году (Приложение 4а).
ПРИМЕЧАНИЕ. При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с архивом на них может составляться одна опись (внутри же дела располагаются по годам их заведения).
3.38. Описи дел структурных подразделений составляются в зависимости от порядка, устанавливаемого инструкцией по делопроизводству банка, работниками службы делопроизводства банка или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством архива.
3.39. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение 3) и представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.
3.40. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел банка.
При просмотре дел проверяются:
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел банка, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.
3.41. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
а) порядковый номер дела (тома, части) по описи;
б) индекс дела (тома, части);
в) заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
г) дата дела (тома, части);
д) количество листов в деле (томе, части);
е) срок хранения дела.
3.42. При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:
1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
2) систематизация дел в описи и проставление номера к структурному подразделению устанавливаются архивом.
Как правило, систематизация дел в описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел банка. Номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному расписанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.
Так, описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения, числящихся по номенклатуре и будут иметь свои номера:
1) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;
2) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
3) графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям банка, о наличии копий и т.п.
3.43. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).
3.44. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства банка и утверждается руководителем структурного подразделения.
3.45. Опись дел структурного подразделения банка составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
3.46. На обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, по согласованию с архивом мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел.
3.47. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел банка, подготовка которого возлагается на архив (лицо ответственное за архив).
3.48. В архив передаются дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
3.49. Дела временного (до 3 лет) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя банка. Передача их в архив может осуществляется по описям или по номенклатуре дел.
3.50. Передача дел в банковский архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителем структурных подразделений и банка, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем банка.
3.51. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в банковский архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их оформления, формирования и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел банка. При обнаружении отсутствия дел составляется справка (см. п.3.40).
3.52. Прием каждого дела производится заведующим (лицом, ответственным за архив, специальным сотрудником архива) банковского архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема–передачи дел, а также подписи сотрудника банковского архива и лица, передавшего дела.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
3.53. Дела в банковский архив передаются сотрудниками структурных подразделений, увязанными в связки. Вместе с делами в банковский архив канцелярией (секретариатом) передаются регистрационно–контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА.
4.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве должен проводиться следующий комплекс работ, включающий:
а) создание оптимальных условий хранения документов;
б) размещение документов в хранилищах;
в) соблюдения порядка выдачи дел из архива;
г) учет документов, проверка их наличия и состояния;
д) определение состава особо ценных документов и создание дополнительных копий;
е) обеспечение физико–химической сохранности документов.
4.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
1) предоставлением для банковского архива помещения и проведением планово–предупредительного ремонта помещения;
2) оборудованием помещения архива средствами пожаротушения (ОП, РА, ОУ и т.д.), охранной и противопожарной сигнализацией;
3) применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
4) создание оптимально температурно–влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно–гигиенических мероприятий.
4.3. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел банковскому архиву предоставляется отдельное помещение (в крупных организациях при необходимости – отдельное здание, специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов).
4.4. Строительство специального здания банковского архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.
4.5. При строительстве административных зданий для банка, должны предусматриваться специальные помещения для архива, в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное для архива помещение в административных зданиях банка.
4.6. Для создания оптимального условия хранения документов и работы с ними предусматривается предоставление следующих помещений для архива:
а) хранилище для хранения документов;
б) помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
в) рабочих комнат для сотрудников архива.
Рабочие комнаты для сотрудников должны быть изолированы от помещений хранилища.
Помещения хранилищ, не имеющих стен от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и с сотрудником архива.
4.7. Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.
Хранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасной выход.
4.8. Наружные двери помещения архива должны быть с двух сторон обиты асбестовым материалом и покрыты металлическими листами и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по банку или в установленном правилами внутреннего распорядка месте. Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные двухстворчатые металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.
4.9. Помещения архива до размещения в них документов принимается комиссией, которая назначается руководителем банка. В комиссию должны входить представители структурных подразделений, в состав которых входит архив, а также соответствующих учреждений государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно–эпидемиологической станции.
Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно–влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем банка. Осмотр состояния помещения архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.
4.10. В помещении хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Освещения производится приборами закрытого типа. Светильники, электрощиты и распорядительные устройства должны быть закрытого исполнения. Распорядительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилища.
В целях защиты персонала все электрооборудование обеспечивается заземлением.
4.11. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории «В». Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.
4.12. Основным противопожарным средством в архивах являются углекислотные (ОУ–3, ОУ–5, ОУ–25 и т.д.) и порошковые (ОП–5, ОП–6 и т.д.) огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.
4.13. Хранилище и комнаты для работы с документами должны быть оборудованы противопожарной сигнализацией (ДИП–3, ДИП–5, ДИП–10, OSD–5 и т.д.).
4.14. В архиве на видном месте вывешиваются инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.
При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.
В хранилищах запрещается:
1) курение;
2) применение электронагревательных приборов;
3) хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.
4.15. В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений. Температурно–влажностный режим хранения документов должно быть +14+20 С, влажность 50–60%.
4.16. Температурно–влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.
4.17. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем.
4.18. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.
4.19. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
4.20. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.
4.21. Защита документов от пыли:
1) обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;
2) не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;
3) проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ:
не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтуса, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;
4) периодически проветривать помещения хранилищ. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.
4.22. Для проведения санитарно–гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы банковского архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).
4.23. Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения. Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, планы и т.п.) определяются размерами этих документов.
4.24. Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов архива используются сейфы или металлические шкафы.
Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.
4.25. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда.
4.26. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнений, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов. О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, технического надзора и т.д.).
4.27. Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем банка назначается комиссия.
Результаты работы комиссии оформляются актом.
4.28. Архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:
а) порядок и место эвакуации и укрытия документов;
б) перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3–ю очереди;
в) списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
г) меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.
План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем банка.
С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудника архива.
4.29. Размещение в хранилищах дел архива должно быть рациональным и проводиться с учетом:
а) создание оптимальных условий хранения для документов учреждения банка;
б) ежегодного движения дел (прием и передача дел);
в) оперативного использования документов.
4.30. Все поступающие в банковский архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.
4.31. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу.
4.32. Документы ликвидированных банков хранятся отдельно.
4.33. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временного хранения – в связках.
К коробкам и к связкам приклеиваются ярлыки, в которых указываются: название структурного подразделения, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.
4.34. Заключенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от условий хранения.
Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей. Не допускается хранить документы в транспортной таре, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.
4.35. Документы выдаются с письменного разрешения руководителя банка для сотрудников структурных подразделений, а также для временного пользования представителям исполнительного органа и следственных органов, при наличии письменного запроса. Работа с документами производится в комнате работы с документами при участии работника архива.
4.36. Выдача документов из архива, также сведений, копии документов оформляется актом, который составляется в (4–х экземплярах).
Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах:
1) выдача дел в рабочие помещения банка;
2) выдача дел во временное пользование другим организациям.
4.37. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в 2–х экземплярах (на общем бланке банка): один остается в архиве, другой – выдается получателю.
Акт подписывается руководителем банка, передающего дела, и руководителем организации–получателя; подписи скрепляются печатями организаций.
4.38. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом.
4.39. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой – остается в архиве.
4.40. Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:
1) установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
2) выявление дел, требующих консервационно–профилактической обработки и реставрации.
4.41. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива.
Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.
Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:
а) после перемещения дел в другое помещение;
б) после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
в) при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;
г) при реорганизации и ликвидации банка.
Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива или комиссией, специально назначенной приказом руководителя банка.
Итоги каждой проверки оформляются актом каждому фонду отдельно. После утверждения актов руководителем банка по всем его пунктам в учетные документы вносятся необходимые изменения.
4.42. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, затем в акте проверки.
4.43. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителями.
4.44. По окончании проверки наличия и состояния дел по каждой описи после заверительной надписи делается запись «Проверено» проставляется дата проверки; проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
4.45. В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.
4.46. На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается работниками, проводившими проверку, и утверждается руководителем банка.
Акты нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда и включаются в дело соответствующего фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.
4.47. Банковский архив по согласованию и под непосредственным руководством государственного архива проводит выявление особо ценных документов.
Выявление осуществляется в следующей последовательности:
а) выявление фонда;
б) выявление дел по описям;
в) непосредственный просмотр отобранных дел.
Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с государственным архивом. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, которые отражают основную деятельность фондо–образования. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.
После утверждения перечня в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс «ОЦ».
4.48. Особо ценные дела хранятся обособленно от остальных дел в архиве; размещаются вблизи выходов из хранилищ и в первую очередь подлежат эвакуации. Для них должны быть созданы наиболее оптимальные условия хранения и строгий охранный и противопожарный режим.
4.49. На особо ценные документы банк создает страховые копии. Подготовку документов для их страхового копирования осуществляет банковский архив.
4.50. Совокупность страховых копий особо ценных документов, хранящихся в банковском архиве, представляет страховой фонд особо ценных документов.
4.51. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документарной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, он неприкосновенен и должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специально отведенном для него месте.
5. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ.
5.1. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, страховые копии особо ценных документов, фонд пользования (при наличии), а также описи дел.
5.2. Учет документов в архиве основывается на соблюдении принципов централизации и преемственности с учетом документов в делопроизводстве и в государственном архиве. Это выражается в применении единых единиц учета, в преемственности форм учета и основных сведений о составе и содержании документов.
5.3. В архиве учет документов ведется по фондам (объединенным фондам), сборники, единицам хранения (делам).
5.4. В архиве в обязательном порядке осуществляется централизованный учет документов, а при наличии нескольких хранилищ – так же учет документов по каждому хранилищу.
5.5. Все учетные документы централизованного учета в архиве должны быть сосредоточены у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ – соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
5.6. Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого банковского архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом.
5.7. Основными учетными документами в архиве являются:
1) книга учета поступления и выбытия документов (Приложение 4) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;
2) книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования – для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
3) список фондов – для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров;
4) лист фонда (Приложение 5) – для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
5) описи дел (Приложение 3, 6, 7, 8) – для единичного и суммарного учета дел;
Примечание: Учет документов со сроками хранения до 10 лет включительно может осуществляться в архиве по номенклатурам дел.
6) опись особо ценных дел (Приложение 9) – для единичного и суммарного учета особо ценных дел;
5.8. Документы Государственного архивного фонда, хранящиеся в архивах, подлежат государственному централизованному учету, формой которого является карточка архивного фонда (Приложение 10).
5.9. Книга учета поступления и выбытия документов (Приложение 4) предназначена для учета всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве, связанных с приемом. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером.
Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.
Примечание: Архив банка со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов самостоятельно, поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения.
Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющего в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 книги делается отметка: » не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах книги. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).
5.10. Список фондов ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов. Фонд (объединенный фонд), сборники документов вносятся в список фондов при первом поступлении их в архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступлений. К номеру фонда, подлежащего передаче на государственное хранение, добавляется номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «ОЦ».
В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав объединенного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4–5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
Список названия фондов переписывается из листа списка.
Если название фондо–образователя менялось, то в списке фондов указывается: для действующего банка – название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации – последнее название. Все предыдущие и последующие названия приводятся в листе фонда и картотеке фонда. Объединенный фонд вносится под обобщенным названием объединенного фонда.
Между названиями фонда оставляется свободная строка. К списку фондов составляется итоговая запись на 01.01. каждого года, в которой указываются количество хранящихся фондов, количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, (если такие имеются).
5.11. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются первичным учетным документом для единичного и суммарного учета дел постоянного, временного хранения и по личному составу. По единичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет дел достигается составлением итоговой записи к описям (см. п/п. 3.43).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому тому (части), составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам, частям).
5.12. Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел банка, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на государственное хранение.
5.13. Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом порядке номер описи. Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную порядковую нумерацию. Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер законченной описи согласовывается с этим архивом.
К номерам законченных описей дел по личному составу прибавляется индекс «ЛС», к номерам законченных описей временного хранения индекс «В».
Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «СП» (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.
При выбытии всех дел по какой–либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается.
5.14. Учетными документами для по единичного учета дел временного хранения, как правило, является заменяющая опись сводная номенклатура дел банка, в которой делается итоговая запись. Номенклатуре присваивается номер, состоящий из индекса «НВ» с добавлением через черточку двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура дел.
5.15. Описи и сменяющие их номенклатуры дел хранятся отдельно по каждому фонду; в пределах фонда описи располагаются отдельно на документы постоянного, временного хранения и по личному составу, а затем по номерам описей.
5.16. Лист фонда (Приложение 5) заводится при первом поступлении фонда.
Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований:
а) если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «ОЦ»;
б) в графе «Местонахождение фонда» указывается название банка, в архиве которого он хранится;
в) в графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и коллекции – дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве;
г) в графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечные даты функционирования банка под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
Эта графа заполняется следующим образом:
1) для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности банка, указываются крайние даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд;
2) для объединенного архивного фонда, образованного из документов банка, последовательно сменявших друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.
В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность банка–фондо–образователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций фондо–образователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.
Все последующие изменения в названии и подведомственности банка – фондо–образователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
6. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ.
6.1. Документы, находящиеся в банковских архивах, по истечении их предельных сроков хранения передаются на постоянное государственное хранение.
6.2. В необходимых случаях сроки хранения документов в банковских архивах могут быть продлены Госархивом.
6.3. В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документы могут быть переданы на государственное хранение до истечения предельных сроков их банковского хранения только по согласованию с соответствующим государственным архивом. Досрочная передача документов в государственные архивы от ликвидированных банков производится только в том случае, ели банк ликвидирован полностью.
6.4. Государственный архив, в который подлежит передача из банковского архива документов, определяется соответствующим архивным органом.
6.5. Передача документов от банков в государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями банков и соответствующих архивных учреждений. В банках с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения (до 200 дел) свою деятельность в пределах установленных сроков созыва допускается передача документов один раз в три – пять лет.
Особо ценные документы передаются в государственные архивы по отдельным описям вместе с необходимым научно–справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами об их техническом состоянии.
6.6. Документы передаются в государственные архивы по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов в государственное хранение оформляется актом приема–передачи (Приложение 11), составляемым в двух экземплярах.
6.7. Перед передачей документов от банков на государственное хранение представитель государственного архива проводит в банке проверку физического и санитарно–гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт (Согласно приложения 11); устранение обнаруженных дефектов проводится силами банка.
6.8. При передаче документов в государственный архив передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно–проверочной комиссией. Передача дел проводится единично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. Второй экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в банке.
6.9. При первой передаче документов в государственный архив представляется историческая справка о банке. При последующих передачах документов этого банка в государственный архив дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности банка и составе переданных на гос–охранение документов.
7. ТРЕБОВАНИЯ ПО АРХИВИРОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ХРАНЕНИЮ В БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЕ.
7.1. Для проведения электронно–архивных работ, должно быть назначено специальное ответственное лицо.
7.2. В подразделениях компьютеризации Главных управлений Государственных банков и их филиалов, проводится работа по архивированию электронно–платежных документов и документов, которые не являются электронно–платежными.
7.3. Для проведения электронно–архивных работ, должна быть обеспеченность техническими средствами и достаточными программами.
7.4. Для хранения архивных копии филиалов, Главные управления Государственных банков должны организовать минимум два (нерасположенные в одном здании) дополнительных архивных пунктов хранения.
7.5. Главный сервер Государственных банков должен быть формирован в установленном порядке, программным путем показывающие файлы правильного сравнения остатка внутреннего корреспондентского счета Государственного банка с электронными платежными документами.
7.6. Все входящие и исходящие электронно–платежные документы и данные, которые не являются электронно–платежными архивируется на средства внешнего хранения, в двух экземплярах, программным путем.
7.7. Средства внешнего хранения должны храниться в несгораемом и опечатываемом сейфе.
7.8. Ответственность за законность сведений, отраженных в платежных документах, прошедших через системы электронных платежей, в балансе банка и их сохранность, а также за правильное архивирование сведений, возлагается на руководителей и главных бухгалтеров Государственных банков.
7.9. Коммерческими банками все входящие и исходящие платежные документы ежедневно программно–архивируются в недоступном виде. Срок хранения документов в банковском архиве 10 лет.
7.10. Архив Государственных банков с особо важными материалами должен скопироваться на архиваторе. Распечатанный архив должен отражать время и дату его печатания, объем информации и в конце записи указывается фамилия, имя и отчество лица который архивировал, а также наименование средства внешнего хранения. Распечатанные сведения должны храниться в сейфе.
Утверждено Председателем всемирного верховного совета–совета безопасности
*******
Приложение 1. №, Дата, Наименование файла, Объем файла. Наименование внешнего хренения, Ф.И.О., Принимающего в архив, Подпись
Приложение 2.
№ Дата Наименование файла Объем файла ________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
Наименование установки ______________________________________________
____________________________________________________________________
Ф.И.О. принимающего архив ___________________________________________
Дата «___» __________ 20__ г., Подпись_____________
7.11. Рекомендуется современем переписать на других внешних средствах и читать открыв два раза в год электронные архивы, расположенные в внешних средствах хранения.
7.12. После окончания года архив, который переписан на внешние средства хранения сдается в установленном порядке в архив Главного управления Государственного банка и в свой архив.
7.13. Главное управление Государственного банка проверив сохранность файлов, переписанных внутри внешнего средства хранения, принимает в свой архив и должно хранить 10 лет.
7.14. Главное управление Государственного банка сдает в установленном порядке, в государственный архив для постоянного хранения, электронных архивов, у которых срок хранения истек 10 лет.
7.15. При ликвидации Государственных банков, их электронные архивы сдаются в Главное управление Государственного банка, а при ликвидации или объедении с другими организациями, электронные архивы сдаются в архив Государственного банка, которому он раньше подчинялся.